Hvem trenger kontor?

For den saks skyld, hvem trenger å reise til et møte? Virtuelle verktøy og ressurser kan hjelpe deg med å ansette, administrere prosjekter, samarbeide med vidt spredte teammedlemmer - og til og med få det til å se ut som om du virkelig har et kontor.

Scott Gerber er like behagelig å jobbe hjemme, i kaffebarer eller i felles arbeidsområder. Men for fem-seks år siden, da han startet sitt produksjonsfirma med kort video, Sizzle It!, Trodde han at han trengte troverdigheten til en Madison Avenue-adresse for å tiltrekke toppkunder. Så han betalte $ 300 i året for å låne en fra ManhattanVirtualOffice.com. Den avgjørelsen lønnet seg - og sparte ham 100 000 dollar i husleie, og hjalp til slutt å tiltrekke kunder som nå inkluderer Procter & Gamble og The Gap.

Gerber, 27, nå seriell gründer og forfatter av Never Get a “Real” Jobb, utgitt i 2010, har blitt en evangelist for entreprenørskap, særlig for ressurssterke unge klienter som kanskje ikke blir kuttet ut for livet som beboere. Han har til og med grunnlagt en nonprofit for Gen Y-gründere, YoungEntrepreneurCouncil.com (YEC). Som sådan er han alltid på utkikk etter nye måter, ressurser og verktøy for å få et konkurransefortrinn.

”Gründere må sørge for at de har kunnskap om de nyeste verktøyene og SaaS-ressursene. Du vet aldri når en tjeneste på 20 dollar per måned kan spare deg for tusenvis og hjelpe deg med å skalere opp - alt uten å gjøre noen klient til den klokere, sier han. “Virtuelle verktøy er viktige for unge gründere. De lar bedriftseiere lage systemer, automatisering og infrastruktur på få minutter, samtidig som de lar dem bygge troverdighet og konkurrere på et høyere nivå. "

Det er viktig å finne de riktige virtuelle verktøyene for en oppstart. Noen ganger innebærer det eneste levedyktige handlingsforløpet en prøve-og-feil-bane for å bestemme hva som fungerer best for hver gründer.

SUKSESS søkte meningene til noen unge gründere om hva som viser seg å være de beste verktøyene i deres driftige verktøykasser. Respondentene inkluderte medlemmer av Entrepreneurs 'Organization, et globalt nettverk som også driver programmet Global Student Entrepreneur Awards for studenter som eier og driver virksomheter mens de deltar på en høyskole eller universitet (tildelt i november). Vi ba også Gerber om å kontakte YEC-medlemmene for deres innspill.

Noen vanlige favoritter inkluderer Google-apper, gresshopper, Skype og Dropbox. Og vi fikk noen uventede kommentarer også, som denne fra Cliff Michaels, tidligere president for EO Los Angeles: “Hvis du er visuell og følbar, som jeg er, er det ingenting bedre enn en god, gammeldags notisblokk - på datamaskinens skrivebord eller fysisk skrivebord. Når du først må gå for mange lag inn i et programvareverktøy, er det en tids- og fokusmorder. Old school, baby! ”

Her er flere gründers tips:

- "Virtuelt betyr ikke alene: Enten du jobber på et kontor, hjemme, på en kaffebar eller på en strand, er folk din mest verdifulle eiendel, " sier Natalie MacNeil fra Imaginarius. Hun anbefaler Elance.com som en virtuell avdeling for menneskelige ressurser for å ansette og administrere mennesker. "Bruk den til å finne din logo-designer, nettstedutvikler, virtuell assistent og andre mennesker som kan hjelpe deg med å bygge en vellykket virtuell virksomhet."

-For prosjektledelse sier Devesh Dwivedi fra BreakingThe9to5Jail.com “Jeg elsker BaseCamp. Det har gjort oss 100 prosent virtuelle. Den har alle mulige funksjoner for prosjektledelse og andre produkter fra 37signals 'Suite. Det er billig og enkelt å bruke fordi når du har tegnet abonnement, kan hvem som helst, f.eks. Dine kunder, leverandører og ansatte, ganske enkelt delta på nettet uten å … laste ned eller registrere seg. "

-Matt Mickiewicz fra 99designs anbefaler å dra nytte av abonnementstjenester. “Det er billigere og enklere å opprette et virtuelt kontor enn noen gang før. Begynn med å få en postkasse hos en lokal UPS, sett opp med et avgiftsfritt telefonnummer gjennom Grasshopper.com, registrer et profesjonelt domenenavn på NameCheap.com, og få visittkort og markedsføringsmateriell fra Vistaprint eller PrintingForLess.com. ”

-Hold det enkelt, sier Kent Healy fra DontGetBurnedBlog.com. “Noen webtjenester foreslår jeg GoToMyPC for internasjonal tilgang til en basisk harddisk, og Evernote for papirløs dokument- og bildebehandling. Flere funksjoner er ikke alltid bedre. ”

- Å bruke en online faks-tjeneste på nettet kan spare deg for penger, sier Ashley Bodi fra Business Beware. “Du trenger ikke en skriver, toner eller blekk, og det gjør det enkelt å overføre hvis du flytter i stedet for å sette opp en ny linje hver gang. Jeg anbefaler Grasshopper eller eVoice for å hjelpe småbedrifter med å holde seg mobile og på farten. Begge tjenestene er fantastiske og hjelper deg med alt du trenger. ”

-Kris Ruby fra Ruby Media Group LLC er en talsmann for virtuelle kontorer. "Hvis du har et budsjett med shoestring, kan du bruke tjenester som Stark Office Suites eller Regus, som vil holde overhead til et minimum", sier hun. "Jeg var i stand til å flytte inn og begynne å jobbe umiddelbart uten å bekymre meg for internett eller telefoner, og jeg har til og med en resepsjonist som svarte samtaler for meg."

-Eric Bahn of Beat GMAT anbefaler oDesk.com å ansette teknisk talent til lave priser hvis du bygger en nettbasert virksomhet. “ODesk er en katalog med internasjonale entreprenører. Ta deg tid til å intervjue og veterinere ingeniørene med høye karakterer og mange loggede kontraktstimer - det er et godt filter for å finne gode talent i utgangspunktet. ”

-Elizabeth Saunders fra Real Life E® tilbyr et lurt råd: “Redusere, gjenbruk og resirkulere: For eksempel kan din nåværende programvare, e-postleverandør, telefontjeneste og kontorutstyr være det meste - om ikke alt det du trenger for start. Du kan også begynne med gratis webtjenester som ZOHO CRM og oppgradere etter at bedriften har tjent penger til å betale for nye kjøp. ”

-Cliff Michaels, den tidligere presidenten i EO Los Angeles, anbefaler HootSuite som et enkelt klikk for å presse meldinger på Facebook, Twitter og andre sosiale medier. Hans favoritt gratis programvare er Pandora for øyeblikkelig tilgang til musikk. Hans største virtuelle verktøyfeil inkluderer nettbaserte maler, som han sier ofte ikke er fleksible. "Å prøve å legge til kompliserte verktøy som tung kundeforhold, dreper fokus og tidsstyring. Enklere er best: De fleste CRM-verktøy er for eksempel overbelastet med tilgangsfunksjoner som aldri er brukt, og de prøver å låse deg inne i kontraktene sine, noe som gjør det vanskelig å skifte. "

-Connor Hood of The Site Slinger liker RescueTime for tidsstyring, og han tilbyr et annet råd: “Ikke fall i fellen med å prøve for mange ting, og ikke bruk de viktige til deres fulle potensiale. Bare fordi det er 'kult' og 'nytt', betyr ikke det at du trenger å bruke det til bedriften din. »