Tips for å gjennomføre virtuelle møter

Bortsett fra hva du kanskje har hørt om Internett-romanser, er det praktisk talt umulig å etablere forhold, personlig eller profesjonelt. Men ikke slutt å lese.

Forskning de siste ti årene viser at et virtuelt møte eliminerer den mellommenneskelige kommunikasjonen som kommer fra de ikke-verbale tingene som folk utveksler personlig, sier Nick Morgan, forfatter av Trust Me: Four Steps to Authenticity and Charisma, publisert i 2008.

"Vi tar beslutninger ubevisst før vi tar dem bevisst, " sier han. ”Det betyr at vi tar disse beslutningene basert på hva som ligger foran vårt ubevisste sinn, og det betyr at de fleste dataene for disse beslutningene kommer fra ansikt til ansikt møter. En gründer som søker støttespillere, oppretter en konto, prøver å tiltrekke seg nye kunder eller legge til en leverandør bør gå til det første møtet personlig. Den gode nyheten er at relasjoner som er opprettet kan opprettholdes på telefonen. "

I mars i fjor ba Harvard Business Review Morgan om å gi fem tips for et effektivt virtuelt møte. Her er en forkortet versjon:

1. Erkjenn at virtuelle møter er suboptimale og planlegger deretter. Gjør de mindre viktige tingene via virtuelle møter og lagre de emosjonelle tingene for ansikt-til-ansikt-møter, fordi det er følelser og holdninger som overføres mest via kroppsspråk.

2. Planlegg det virtuelle møtet i 10-minutters segmenter. Nyere bevis tyder på at oppmerksomhetsspennene kan være omtrent 10 minutter lange i denne datatilpassede, informasjonsoverbelastede alderen.

3. Pause regelmessig for gruppeinnspillinger. Et av de første skadene på et virtuelt møte er gruppedeltakelse. Så stopp regelmessig for å ta alles temperatur. Gå rett rundt listen, og be hver landsdel eller person om innspill.

4. Merk følelsene dine, og be andre gjøre det samme. Si: "Jeg er spent på den neste biten av nyheter, fordi det betyr det." Eller: "Jim, jeg er virkelig overrasket over å høre at tredje kvartal ikke forbedrer seg."

5. Ikke oversett småpraten - men bruk video. Få gruppen til å sende hverandre 30-sekunders eller 1-minutts klipp av hva de har med eller hvordan været er der de er. (Les hele artikkelen av Morgan her.)

Men Morgan advarer om at forretningsforhold må fornyes personlig for å holde dem sterke.

"Jeg pleide å coache og redigere for en elite gruppe IT-eksperter på begynnelsen av 2000-tallet, " sier Morgan. - Disse forskerne fra hele verden var i spissen for hva den neste internett / IT-utviklingen skulle bli. De stolte på arten av deres virtuelle online-relasjoner, og hvor flinke de hadde til å opprettholde dem. Vi hadde en person i Asia, en annen i Sør-Afrika, noen i Europa og USA. Vi ble ekspert på hvordan vi kan kommunisere over hele verden, og snakket om muntlige slags begreper som synkronistisk kommunikasjon og omgang med forskjellige tidssoner. Vi hadde det veldig gøy med det, men det vi fant var at vi trengte å møte ansikt til ansikt hvert kvartal. ”

Så hvert kvartal ville gruppen koble seg på nytt. "Hvis vi gikk lenger enn det, begynte de sterke egoene å krangle med hverandre, " sier Morgan. “Selv om det ikke er en ironclad-regel, ble det absolutt en tommelfingerregel for meg - når du har et team lokalisert rundt om i verden, hvis du ikke møter hvert kvarter, er du på vei til trøbbel.

Morgan konstaterer at det virtuelle universet har spennende muligheter.

"Jeg tror fremtiden alltid er fremmed og mer overraskende enn folk tror, " sier han "Vi er på vei pell-mell mot flere og flere virtuelle forbindelser. Jeg ble påminnet om dette nylig da en 4-åring i nabolaget mitt var på besøk. Han så på et fotografi, og han prøvde å rekke opp og berøre det for å få det til å klikke over til neste. Han så opp til meg og sa: 'Bildet ditt er ødelagt.' Han tenkte at den skulle fungere som en berøringsskjerm. Det vi ville betrakte som en virtuell opplevelse hadde blitt hans virkelige opplevelse. Du kommer til å få en hel generasjon oppdratt i berøringsskjermteknologi. Jeg kan ikke en gang forestille meg hva som skal regnes som norm 20 år ut. Det kommer til å bli fascinerende. ”

Les kapittel én fra Nick Morgan's Trust Me: Four Steps to Authenticity and Charisma .