På tide med en tøff samtale på kontoret? husk disse 5 trinnene

Er du leder? Da vet du at det vil være tider hvor menneskene du jobber med ikke presterer som forventet - og du vet at du trenger å konfrontere dem om det, men er redd for at samtalen vil vekke følelser og gjøre situasjonen verre. Eller kanskje føler du deg komfortabel med å ringe møtet, men du er ikke sikker på hva du faktisk skal si som vil motivere til endring uten å måtte true konsekvenser.

Tøffe samtaler kan faktisk ha positive utfall. Hvis du håndterer dem godt, kan du hjelpe folk til å vokse utenfor sine begrensninger - og overgå forventningene.

Prøv disse fem trinnene for å oppnå en samtale som resulterer i forbedret arbeid:

1. Slipp kunnskapen. Hvis du tror at du allerede vet hvordan personen vil reagere, vil de sannsynligvis bevise at du har rett. For hvis du allerede vet hvordan du vil at de skal tenke og handle, vil de føles som om du skyver dem - uinteressert i deres synspunkt.

På baksiden, hvis du virkelig tror at noe kan skje, kan de overraske deg. Gå inn på møtet nysgjerrig på hva de tenker og løsningene de måtte tilby.

2. Still inn tonen før du starter. Du må bevisst velge følelser du vil projisere før du snakker. Hvis du ser ut til å være sint eller skuffet over personen, kan de stille spørsmål ved intensjonen din - så sikter mot håpefull, rolig, stolt eller oppmuntret. Ta pusten dypt, si til deg selv ordet du vil føle og la det synke inn. Så begynn.

Hvis noe nervøs deg under samtalen, kan du si det ordet til deg selv for å skifte tilbake til følelsen du vil uttrykke. Kan ikke komme over å bli sint eller skuffet? Fortell personen hvorfor du føler det, men følg det opp med håpefullhet og oppmuntring om fremtiden hvis de velger å jobbe mot målet ditt for dem.

3. Lytt til historien deres - før du ber om å se på løsninger. Hensikten med å lytte går utover å sikre at folk føler seg hørt - det er å hjelpe andre til å tenke bredere for seg selv ved å reflektere hva de hører og fornemmer, og deretter ved å stille spørsmål som utvider hvordan folk tenker. Hva tror du de holder fast i det som hindrer dem i å komme videre? Hva føler du at de vil, men er sinte eller redde for ikke å få - som respekt, forutsigbarhet eller takknemlighet?

Når personen forteller sin side, kan du spørre hvordan de vet at antagelsene deres er sanne og om noe annet kan være mulig i stedet. Spør deretter om skuffelsene og frykten du føler at de føler. Og hvis du tar feil, vil de fortelle deg hva som er riktig - som tar samtalen til et dypere nivå. Når du hjelper dem å se hvordan følelsene deres spiller inn i tankene og handlingene deres, kommer blinde flekker frem.

4. Avklare et insentiv som appellerer til personen. Prinsippet “hva er i det for meg” fungerer bra når du ber folk om å endre deres oppførsel. Utbetalinger som inspirerer til endring er vanligvis relatert til noe personen verdsetter - en lederrolle, jevnaldrende respekt, utfordrende prosjekter, tid med familien, ro i sjelen.

Å knytte endringen til noens personlige ønsker og karrieredrømmer vil bidra til å sikre langsiktige resultater. Hvis du ikke er sikker på hva de vil ha, kan du spørre dem hva de vil ha - og aldri anta at du kjenner dem for godt til å spørre. Hvilket resultat vil gjøre at det å endre hvordan de fungerer verdt? Fortell dem hvordan å forbedre ytelsen deres vil hjelpe. Og vær oppriktig - hvis de føler at du er der bare fordi du vil at problemet skal forsvinne, vil de se deg som en trussel, ikke en alliert.

5. Vær tålmodig. Hvis samtalen kan begynne å bli rotete, pust inn og husk følelsene du vil projisere. For hvis du glir og rett og slett erklærer hva som er galt med tankene deres eller ytelsen deres, vil de slå seg av. Ingen liker å bli følet feil eller dum.

Husk at de kanskje trenger tid til å tenke på samtalen før de ombestemmer seg. Noen ganger kommer det beste arbeidet etter at folk har en sjanse til å slippe følelsene sine og sove på det, for å behandle samtalen. Tillit - og håp på det beste.

Hvordan du håndterer ansatte som er mindre enn stjerners kan definere din lederstil. Finn ut hva slags leder du er.