Ta kontroll over tiden din

"Jeg opplever at de fleste ikke gjør langtidsplanlegging; de planlegger heller på veldig kort sikt og blir på grunn av det presserende."

Prioritering, et aspekt av tidsstyring, betyr å bestemme hva som er viktig og bruke tid på disse prioriteringene.

Eiere og gründere for små bedrifter synes prioritering er spesielt utfordrende fordi de blir forført av det presserende og det som ikke er viktig. De synes at de tingene som blir presserende er nærme eller populære og ofte har utseendet som viktige, men egentlig bare haster.

Halvparten av menneskene jeg lærer erkjenner at halvparten av tiden deres brukes på presserende, ikke viktige ting. Når jeg klassifiserer hva vi gjør når det gjelder både press og viktighet, snakker jeg i bøkene mine The 7 Habits of Highly Effective People and First Things Først om fire kvadranter: Kvadrant 1 er presserende, viktig; Kvadrant 2 er nonurgent, viktig; Kvadrant 3 er presserende, ikke viktig; og kvadrant 4 er ikke-begynnende, ikke viktig. I undersøkelser som vi gjorde med selskaper som har en enorm innflytelse på utviklingen av kvalitetskontroll og styring, fant vi mest tid i Kvadrant 2. De andre tilbrakte tiden sin i Kvadrant 3 - å gjøre ting som haster, men ikke egentlig så viktig. De vet det og innrømmer det. Det kan du også.

For å bruke mer tid på ikke-opprinnelige og viktige saker, utvikler du først en misjonserklæring som har formål og verdier tydelig identifisert. Dette gir deg konteksten for å sette opp langsiktige og kortsiktige mål, samt planer for å nå disse målene.

Den andre vanen i The 7 Habits of Highly Effective People begynner med slutten i tankene. Det handler om visjon og er starten på oppdragserklæringen din. Fra begynnelsen på slutten definerer de større kriteriene. Du kan bestemme deg for toppprioriteringene dine basert på det. Når du har de viktigste prioriteringene og holder dem som prioriteringer, vil du ikke bli forført til den konstante flom av presserende karakter.

Vane 3 er den fysiske etableringen av ditt definerte formål, verdier, roller og prioriteringer. Hva er "første ting"? De første tingene er de tingene du personlig synes er mest verdt. Hvis du setter de første tingene først, organiserer og administrerer du tid og hendelser i henhold til de personlige prioriteringene du etablerte i vane 2, og begynner med slutten i tankene.

Når du kommer til de viktigste prioriteringene for hver rolle du har i livet ditt (forretning, personlig, familie, samfunnstjeneste), har du sammenhengen for å skille mellom hva som er viktig og hva som ganske enkelt haster.

Det spiller ingen rolle hvor smart eller erfaren du er, uten en misjonserklæring, kan du fremdeles falle i fellen med å fokusere på det som haster, i stedet for det som er viktig. Det er så lett å la seg forføre av det som presser - av det som er nærmest. Et eksempel: avbryte et familiemøte for en telefonsamtale. Eller et annet eksempel: avbryte et ekstremt viktig møte for å sende tekstmeldinger og e-post.

Teknologi er en stor tjener, men en dårlig mester. Det tar deg fra fokuset ditt. Det har ingen prioritering knyttet til det.

For å følge de høyeste prioriteringene dine, lag en langsiktig plan. Baser den langsiktige planen (se på de neste to eller tre årene) på oppdragserklæringen din - formålet og verdiene dine. Jeg opplever at de fleste ikke gjør langtidsplanlegging; snarere planlegger de på veldig kort sikt, og blir på grunn av det presset.

Gründere blir så lett trukket inn i å se på muligheter med lav prioritet, snarere enn hva slags muligheter som har et enormt forretningspotensial for å redusere kostnader og øke inntektene på en betydelig og konsekvent måte. I stedet kan de fokusere på kortsiktig sparing eller en ny inntektsstrøm.

En ting til: Unngå daglig planlegging. Du kan tilpasse deg på en daglig måte, men den korteste enheten for planlegging og prioritering er en uke. Om en ukes tid kan du tenke gjennom hver av rollene dine og bestemme de viktigste tingene du prøver å oppnå den uken i den rollen. Hvis du går inn i den daglige planleggingen, blir du drevet av det presserende.

Ved å bruke tiden din i Kvadrant 2 på ikke-byrående, viktige saker, vil du leve en mer balansert tilværelse. Du må erkjenne at det ikke er bra å gjøre alt som følger med. Du trenger ikke å utvide deg selv. Alt du trenger er å innse at det er greit å si nei når det er nødvendig, og deretter fokusere på de høyeste prioriteringene dine.