En sorority jentetime i delegasjon: hva du ikke skal gjøre

Jeg pleide å være flink til delegering, nesten for god som jeg ble fortalt. Da jeg var PR-formann for college-sororityen min, arrangerte jeg de årlige ukentlige begivenhetsarrangementene for lærere. Med hver daglige oppgave som ble brutt ut, tildelte jeg medlemmene i komiteen forskjellige oppgaver best egnet til deres styrke.

Jenta som kjente kalligrafi skrev notatene.

Den listige jenta som er glad i tyllbånd laget gavekurvene.

De sprudlende jentene som alle kjente, leverte hver morgen godbiter.

Med alles signaturbidrag til prosjektet på plass, dro jeg raskt og enkelt av arrangementet. Hvordan? Jeg tildelte hver eneste oppgave. Jeg skrev ikke et eneste notat, samlet en eneste kurv eller våknet tidlig for å hente en eneste kurv over campus. Kort sagt, jeg gjorde egentlig ikke noe, bortsett fra å kjenne igjen hvilke talenter mine sorority-søstre hadde.

Senere fikk jeg tilbakemeldinger fra komitémedlemmer som ga meg det perfekte backhanded sorority girl compliment. “Shelby var så organisert og hadde alt under kontroll og delegert, så mye at hun ikke trengte å gjøre mye. Hun delegerte nesten for godt. ”

Jeg delegerte for godt … det er første og siste gang jeg noen gang har hørt det. Nå for tiden kjenner jeg igjen når jeg har problemer med å delegere selv små, veldefinerte oppgaver, og hvordan det skaper en flaskehals for større, udefinerte oppgaver. Men det er ofte de udefinerte oppgavene som er viktigst og mest givende.

Å lære å delegere er fremdeles et arbeid som pågår for meg, men heldigvis hjelper mitt arbeid for SUCCESS.com meg å lære å bli bedre. Her er tre ting jeg nylig har lært å delegere mer effektivt:

1. For det første, ikke be om unnskyldning for delegering.

Det er kanskje min katolske jenteskyld, men til tider føler jeg meg fortsatt skyldig i å ta oppgaver av oppgavelisten min og gi dem til andre. På overflaten er den åpenbare fordelen med delegering å lette arbeidsmengden, men det er ikke det viktigste.

Delegering gir en utfordring for teamet ditt og oppfordrer dem til å utvikle evner utover den grunnleggende stillingsbeskrivelsen deres. Denne utviklingen forbereder dem på fremtidige oppdrag og kampanjer. Det er virkelig den eneste måten å hjelpe teamet ditt med å vokse.

2. Vet hva du skal overlate.

Det er mange ganger jeg har sluttet å skrive en e-post for å spørre om jeg hadde behov for å tildele denne oppgaven i utgangspunktet. I stedet stiller SUCCESS.com-spaltist Patti Johnson et annet spørsmål, "Spør deg selv: Må det være meg? Er du den eneste som kan gjøre dette arbeidet? ”

Delegasjon handler ikke om du kan gjøre noe, men om du bør gjøre det.

De beste tingene å delegere er:

• Rutine eller gjenta oppgaver som oppstår hver uke, måned eller kvartal
• Morsomme eller interessante oppdrag. Ikke hold alle de morsomme tingene for deg selv.
• Ferdigheter som skriving, design eller dataanalyse som andre kan utføre bedre eller raskere enn deg
• Dyktige oppgaver som vil utvikle og komme dine teammedlemmer til gode
• Langvarige, kjedelige oppgaver som vil koste mer tid enn penger

3. Vet hva du ikke skal delegere.

Enten det er et uformet arbeidsomfang eller et prosjekt som mangler nøkkelinformasjon, deleger aldri en oppgave som du ikke tydelig kan beskrive. Det er forskjell på å ønske at noen skal "ta det og løpe", og å bare ønske at de skal ta det uten noen retning.

Andre ting du ikke bør delegere:

• Lagoppmuntring og ledelse. Det er alltid jobben din.
• Anklager eller følsomme personalsaker
• Krisesituasjoner
• Deler av prosjekter i stedet for helheten. Teammedlemmer må se det store bildet for å forstå prosjektet best.