Sjekkliste for forretnings- og kontorflyt

Taxi / Portra bilder / Getty Images.

Forberedelse for å flytte et kontor eller en bedrift kan være mye mer komplisert enn å flytte en husholdning. Forberedelse er nøkkelen og sikrer at alt på listen er fullført er viktig. Bruk denne hurtig sjekklisten som en veiledning for å holde bedriften din på rette spor.

Bestem en tidsramme og tidsplan

Din tidsramme skal være den første du gjør. Still inn datoen da alle ting må være ute av kontorlokalet, som er din siste flyttedato.

Du trenger sannsynligvis noen få dager til å faktisk flytte ut, avhengig av hvor mye du må flytte. Arbeid bakover fra flyttedato og lag en liste over alt du trenger å gjøre før lastebilene kommer.

Tilordne oppgaver og sett opp en flyttekomité hvis nødvendig

Det er en god ide å få medarbeiderne involvert i flyttingen tidlig. En flyttekomité kan ikke bare hjelpe deg med å organisere og planlegge flytten, men også bidra til å lette overgangen for resten av staben. Komiteen vurderer alle oppgavene og tildeler roller etter behov. Når flyttingen går fremover, må du sannsynligvis legge til oppgaver i listen, og sørg for at du også tilordner oppgaver også. Det er bare for mye å gjøre for å gjøre alt selv.

<399> Opprett en intern og ekstern kommunikasjonsplan

En intern kommunikasjonsplan vil sikre at ansatte blir informert om de bevegelige planene, mens en ekstern plan vil holde kundene og leverandørene oppdatert på bedriften din aktiviteter under farten, slik at du kan holde virksomheten din i drift under overgangen.

Hire Movers

Som noe annet, tar å ansette gode movers tid og bør være en av de første oppgavene på listen din. Få en medarbeider til å utvikle en liste over minst fem flyttbare selskaper, så sørg for at du undersøker dem grundig før du ansetter. Bestem budsjett, få sitater, og sammenlign tjenester på tvers av flyttebedrifter for å bestemme hvilken du skal leie.

Leie Professional Packers

Hvis ditt flyttebudsjett kan støtte å ansette profesjonelle pakker, gjør du det. Dette vil redde deg og dine ansatte fra å måtte pakke opp områder på kontoret som er vanlige og ofte de vanskeligste stedene å pakke og flytte. Ansatte kan bli bedt om å pakke inn sitt skrivebord eller kontorer, da det også gir en mulighet for ansatte til å rydde opp mellomrom og bli kvitt ting de ikke trenger å flytte.

Lag en ny Office Plan og Layout

Dette er hvor flyttekomiteen din vil være veldig nyttig. Det er alltid vanskelig å flytte inn i en ny plass, men når du må finne ut hvor alt og alt går, tar det mye tid. Sørg for at du vet hvor hvert møbel skal plasseres og hver ansatt skal sitte.Jo mer detaljert planen er, jo bedre.

Snakk med dine nåværende leverandører

Hvis du flytter en bedrift, kan det bety at du skifter tjenesteleverandører. Kontroller dine kontrakter, og avgjør om du vil bli hos dine nåværende leverandører, eller hvis du vil se på bytte. Du må bestemme hva den nye plassen vil kreve når det gjelder telefonlinjer og nettverksinfrastruktur. Snakk med din nye utleier og leverandører for å sikre at du vet hva den nye plassen trenger, så det er ikke et gap i tjenesten.

Alt utstyr du leier, ta kontakt med forhandleren for å varsle dem om flyttingen og hvordan du best kan få utstyret til det nye stedet.

Hold ansatte oppdatert og informert

Et trekk kan være vanskelig for ansatte. Det kan bety en endring i hvordan de pendler og om deres pendling er nå lenger enn før flyturen. Hvis du flytter til et mindre rom, trenger personalet å vite hvordan kontorer skal tildeles og hva deres nye plass vil se ut. Ansatte bør informeres på hvert trinn i prosessen. Jeg anbefaler å holde en flytteplan på kjøkkenbordet eller andre fellesrom slik at folk kan se hvordan ting utvikler seg og hva som forventes av dem som ansatte.