Produktivitetsdilemmaet: å gjøre eller ikke gjøre?

Hei, jeg heter Chelsea, og jeg er det
en listaholic. Til enhver tid,
Jeg har flere lister som skisserer
gjøremål, folk å ringe,
ting å kjøpe osv. Til og med moroa
ting gjør på en eller annen måte sin vei
i listeform, fra film til
se og bøker å lese for
steder å besøke.

Høres kjent ut? Hvis du også lever av listen,
vurder dette: Hvor mange av disse listeartiklene
noen gang få gjort - og hvor mange av dem egentlig
trenger du å gjøre? Jada, det ville være flott å
til slutt sende inn det $ 15 rabatt eller omorganisere
filskapet ditt. Men ved å hele tiden pirre
deg selv om å oppnå disse ikke-så-konsekvensene
oppgaver, de avvikler hengende
som kvernsteiner rundt nakken din. Hvem
trenger den ekstra angsten?

“I rush av våre intense arbeidsdager, vår
instinkt er å fokusere på stadig utvidende gjøremål
lister, sier Matthew Cornell, en personlig produktivitet
spesialist og en konsulent
ved NASAs Kennedy Space Center. "Dette er
naturlig - å være opptatt føles som å være effektiv.
Men å fiksere ved å gjøre tar oss bort
fra to viktige ting: å gjøre det som har
den største innvirkningen på bunnlinjen (vår
eller organisasjonens) og undersøkelse på nytt
på et høyere nivå hva vi gjør i
første plass."

Mange produktivitet og tidsstyring
eksperter sier den mest nyttige listen du kan
noensinne skape er en som skisserer hva du ikke skal gjøre.
Ved å ta et realistisk blikk på hvordan du bruker
tiden din, kan du bestemme hvilke aktiviteter
ikke gi verdifulle resultater til gjengjeld
tiden og kreftene de krever. Så, du
kan kutte de bortkastede livene dine.
Det er spørsmålet. "Ikke-gjør-lister" kan være svaret.
av Chelsea Greenwood

I sin bestselger Good to Great: Why Some Companies
Make the Leap … and Others Don't, Jim Collins hilser
verdien av en "stopp-gjør" -liste: "De som bygde
gode-til-flotte selskaper … benyttet like mye stopp-gjør
lister som oppgavelister. De viste en bemerkelsesverdig
disiplin for å koble fra alle mulige fremmede søppel. ”

Det første trinnet i å bestemme hva du ikke skal gjøre i livet ditt
er null på hva du til slutt ønsker å oppnå.

“Hvis du virkelig blir klar over dine virkelige mål, visjoner
og verdier, vil det være lettere å avlive det fremmede
ting utenfor listene dine som ikke er så målgivende for deg, ”
sier David Allen, en forfatter, foreleser og grunnlegger og
styreleder i David Allen Company, en ledelse
rådgivning, coaching og trening fi rm.

Sett deg ned med dine kolleger, ektefelle eller familie
medlemmer, og ta litt tid å skissere prioriteringene dine
i så spesifikke vilkår som mulig. For eksempel: “Vi vil
å selge X-beløp innen utgangen av året, eller "Vi vil
for å spare X-beløp for pensjonisttilværelse innen 2015. ”Å ha dette
sluttpunkt i tankene vil hjelpe deg med å effektivisere veien
å komme dit og fjerne fartshumper sammen
veien.

Dernest er det viktigste trinnet å vurdere hvordan
du bruker tiden din. “Den største tidsstyringen
feil folk gjør er ikke å innse
hvor mye tid de kaster bort, sier Peggy Duncan,
personlig produktivitetsekspert og forfatter av The Time
Management Memory Jogger . “For å få en visuell oversikt over hvordan du
bruke tiden din, føre en tidslogg i noen dager. "

Vie en ny notisbok og velg minst tre
dager for å logge fra en gjennomsnittlig uke (ikke i ferien,
en ferie, en periode med overgang, etc.). Hvis du leter
Velg hverdager på dine kontorvaner; hvis du leter
når du er hjemme eller sammen med kjære, velg a
par hverdager og en helg. Duncan antyder
lage kolonner med følgende overskrifter:

1. Tid: Registrer start- og sluttider, ikke bare
totale mengden.
2. Aktivitet: Beskriv nøyaktig hva du gjorde.
3. Planlagt: Var aktiviteten planlagt eller i siste øyeblikk?
4. Avbrudd: Opplevde du et avbrudd mens du var
prøver du å fullføre oppgaven din? Hva var det - en e-post, en
direktemelding, en kollega som dropper inn?
5. Mennesker: Hvem andre var involvert i denne aktiviteten?
6. Prioritet A til D: Gi aktiviteten en prioritert karakter (A er den
høyest) basert på dine mål og hvordan du har prioritert
ditt arbeid.

Ta deretter litt tid på å objektivt analysere loggen din. Se etter
mønstre som du kanskje ikke har lagt merke til før. Tidskolonnen
kan avsløre at du tar hyppige kaffepauser på ettermiddagen.

Eller du kan legge merke til at du er utsatt for spontan
aktiviteter som avskrekker deg fra dine
planlagte mål for dagen. Kanskje møter
ta lengre tid når en viss medarbeider
er rundt.

Nå er det på tide å budsjettere. Collins skriver: “Inn
budsjettering er en god-til-stor transformasjon
en disiplin for å bestemme hvilke arenaer som skal være
fullfinansiert og som ikke skal finansieres
i det hele tatt. Med andre ord budsjettprosessen
handler ikke om å finne ut hvor mye hver
aktivitet blir, men om å bestemme hvilken
aktiviteter best støtte og bør
være fullstendig styrket og som bør være
eliminert helt. ”

Bestem hvilke aktiviteter som støtter ditt
nevnte mål, og vurder det,
etter å ha vurdert loggen din, kan noen av disse
bli forbedret eller strømlinjeformet. De aktivitetene
som distraherer eller forringer målet ditt, fortsetter
"ikke-gjør-listen".

Cornell legger til at det kan være nyttig å lage
en tredje liste over "prosjekter eller innsats som
interessant og potensielt verdifull, ganske enkelt
er ikke verdt å gjøre på dette tidspunktet. Heller enn
bare å slippe dem, det er viktig å beholde
en liste over disse. Ellers vil tankene dine prøve
å spore dem for deg, fornedrer din intellektuelle
opptreden. Dette er imidlertid vanskelig.
Fordi vi vil ha alt, er det vanskelig å gi
opp. Av denne grunn hjelper det å behandle denne ideen
fil 'av
prosjekter du ikke gjør som en dynamisk ting. Du
bør gjennomgå det med jevne mellomrom for å vurdere om det er
på tide å aktivere noen av dem på nytt. ”

Avhengig av hvor drastiske funnene dine er,
implementering av ikke-gjør-listen din kan kreve utholdenhet
og teamarbeid. Legg ut listen i en eller flere
synlige områder for å minne deg selv på hva du ikke bør
være
gjør, og verve støtte fra medarbeidere, venner
eller kjære for å holde deg på sporet.

Allen
anbefaler å bruke kraften til positiv tenking.
“Fokuser på måter å identifisere seg med det nye, mer støttende
vane, sier han. “I stedet for å fortelle deg selv, bør du slutte å se på
TV på sofaen, begynn å forestille deg hvor god du vil føle deg på en tur
i frisk luft. Den nye identifikasjonen vil naturligvis få deg av
sofaen."

Collins skriver at å se gjennom på ikke-gjør-listen til slutt
kan ta ren viljestyrke. “Det virkelige spørsmålet er… gjør du det
ha disiplinen til å gjøre de riktige tingene, og like viktig å gjøre det
slutte å gjøre gale ting? ”