Send meg beskjed

Jeg har en enkel og kraftig regel som har løst kriser og avverget katastrofer. Det stengte storsalget og hjalp meg til å sove bedre. Det hjalp til og med ekteskapet mitt. Regelen: Hvis vi e-post tre ganger for å svare på det samme spørsmålet, er det på tide å slutte å sende e-post og prøve en annen rute. Ring meg. Tekst meg. Kom inn på kontoret mitt. Bare send ikke en e-post.

En stor utfordring med kommunikasjon er de mange kanalene for å nå ut. Å komme på samme side kan være tøft - billedlig og bokstavelig.

Tekst, IM, samtale, legge igjen en telefonsvarer, sende et brev via sneglepost ( stempel, noen? ) Eller møte personlig? Hver metode har fordeler og ulemper, men vi må gjøre det som trengs for å kommunisere effektivt i hver situasjon. Nedenfor er de viktigste mustene mine for å kommunisere som en proff - pluss den ene tingen å aldri gjøre hvis du vil bli tatt på alvor som kommunikator og leder.

Må-gjøre nr. 3

Hvis du ikke kan nå via e-post, kan du konfigurere en autosvar som sier det. Nei, jeg trenger ikke vite at du er på cruise i Middelhavet med JLo. Alt jeg trenger å vite er hvilke handlinger du vil at jeg skal ta og i hvilken periode.

Vil du at jeg skal kontakte noen andre på kontoret, sende en tekst eller sitte tett? Gjør det lettere for meg, og du gjør det lettere for deg! Ellers kan den ikke-svarte e-posten min snøball inn i flere e-postmeldinger, telefonmeldinger og tekstmeldinger - og snart tror du at det er en krise når alt jeg trengte å vite er skjorte størrelsen.

Må-gjøre nr. 2

Når du legger igjen en telefonsvarer, snakk sakte og spesifiser hvordan du vil at personen skal svare - telefonsamtale eller tekst? Jeg, jeg er en stor fan av sms for å svare på raske, ukompliserte spørsmål. Er du enig?

Må-gjøre nr. 1

For å formidle et emosjonelt, personlig, kontroversielt eller potensielt opprørende budskap, bør du vurdere å ikke sende det elektronisk. Enhver form for elektronisk kommunikasjon etterlater nyanse, tone og vektlegging for feiltolkning. Du prøver å promotere noen, men han tror du kommer til å fyre av ham. Disse feilene er kostbare.

Viktige samtaler gjennomføres best personlig eller i det minste via telefon eller Skype. Jeg vil heller ha en tøff samtale der begge sider føler seg hørt, inkludert og verdsatt enn en tøff samtale der den andre parten kan tolke meldingen feil (og så kanskje sende et stygt svar fordi han misoppfattet intensjonen din - og på Facebook, der alle kan se).

Det eneste jeg aldri gjør hvis du vil være en effektiv formidler? Klikk aldri på "Svar alle" for å svare på en e-post. ALDRI. Du sender et virus, og vi tilgir. Du treffer “Svar alle”, og vi forbyr deg fra innboksene våre. Hvorfor? Fordi et unødvendig "Svar alle" utvanner viktigheten av mer presserende kommunikasjon i personens innboks. Og e-post er et knusende ansvar allerede. (Hvis du trenger å korrespondere med et team av, for eksempel, tre eller flere personer, er Basecamp-programvaren bedre for prosjekter.) "Svar alle" sprer også virus som branner.

Hos mange selskaper har bruken av "Svar alle" bokstavelig talt blitt et "trenbart øyeblikk" på hva du ikke skal gjøre. Jeg kjenner til ett selskap som gjør at ansatte som bruker “Svar alle”, bruker en dunce cap for dagen. Nå er det et bilde som er verdt å dele via hvert kommunikasjonsuttak.