Gjør møtene produktive

Møter kan generere ideer, gi klarhet og lette handlingen. Men mange frykter dem som store bortkastede eller avbrudd for en travel hverdag. For å finne ut hvordan vi skal gjennomføre møter med maksimal effektivitet, vendte vi oss mot FedEx, et globalt foretak, og 1-800-GOT-JUNK, et lite oppstart internasjonalt - to selskaper som har gjort møter til mestring.

Paul Tronsor, administrerende direktør for FedExs globale operasjonssenter, sier FedEx-tjenestemenn verdsetter daglige driftsmøter der de evaluerer effektiviteten fra dagen før og gjør kontinuerlige forbedringer.

Som et av de største ekspressleverandør- og fraktselskapene innebærer FedEx-møter en oversikt over nattens ytelse, og nøkkelrepresentanter fra hele verden rapporterer om driften deres med en brannøvelse som haster. Møtet har en fastsatt tid; det er fartsfylt og handlingsorientert.

Andre strategier som FedEx har inkluderer inkluderer å følge en sjekkliste, bruke lyd / visuelt materiale for tydeligere kommunikasjon og bruke en "post-game" -filosofi der spørsmål som ikke kan løses i møtet, gis et handlingselement og en frist.

Det som begynte som en liten søppelfjerningstjeneste, har blitt et husnavn med tilstedeværelse på mer enn 300 steder i fire land. Brian Scudamore, administrerende direktør i 1-800-GOT-JUNK, sier effektive møter krever forberedelse, tydelig kommunikasjon, tydelige roller for deltakere, en agenda og oppfølging.

"På en gitt dag avslutter personalet vårt franchiseavtaler, bestiller kundejobber og jobber med media, " sier Scudamore. “Vi er et fartsfylt selskap med høy energi. For å være på topp må vi styre tiden vår veldig effektivt. Det betyr å planlegge møter i en halv time, 15 minutter eller fem minutter hvis det er alt som trengs.

"Tenk på den totale tiden du har brukt på møter for enhver profesjonell person, fra salg til strategi til on-the-fly viktige møter, " sier Scudamore. "Prosentandelen av tiden vi bruker på møter kan være svimlende. Å være effektiv med tiden er kritisk. Å gjennomføre møter med start- og sluttid og holde seg til disse er sentralt. ”

Ikke inviter folk til møter som ikke trenger å være der. Deltakerne skal være bidragsytere, problemløsere og beslutningstakere. "En av tingene vi har gjort er å vurdere hvem som virkelig trenger å være på møter, " sier han. "Er det fornuftig å bruke tiden til denne personen hvis det ikke er kritisk at de er på møtet?"

Begge selskapene tror på å etablere et klart mål for alle møter. Definer type møte for alle deltakere på forhånd. Er det en rapporteringsøkt? Brainstorming? Problemløsning? Gi kontekst og et mål, ikke bare en møtetid. Sørg for at jevnlig planlagte møter også har klare mål.

Når de følger en plan for effektive, produktive møter, vil folk begynne å oppfatte møter som en mulighet til å gjøre betydelig fremgang på jobben.

Forberedelse og tydelig kommunikasjon kan gjøre eller bryte et møte. Bruk en agenda, disposisjon eller handlingsplan for hvert møte. En agenda kan holde deltakerne fokusert og brukes som referanseramme. "Det er opp til møtefasilitatoren å avgjøre hva som må gjøres i forkant av møtet, slik at tidsbruken i møtet blir brukt med omhu, " sier Scudamore. "Fasilitatoren bør også forberede deltakerne og kommunisere hva målene og forventningene er."

Lederen for møtet skal sørge for at alle blir hørt, ingen dominerer utelukkende og det er ingen omfattende sidediskusjoner mellom to personer. Sett en ansvarlig som blir respektert av alle. Noen ganger er det mer effektivt å oppmuntre til individuelle rapporter og ikke bare diskusjoner.

Et møte er til liten nytte uten resultater. "Oppfølging er avgjørende, fordi det er her vi kommer til resultatene av møtet, " sier Scudamore. "Spørsmålet stilles 'Hvem vil gjøre hva med når', og deretter tildeles ettpunktsansvar til hver person."