Hvordan slutte å være lat og få mer gjort

Har du noen gang måttet gjøre en oppgave som hadde en lang frist, men du kunne ikke mønstre viljen til å fullføre den før 0, 2 sekunder før den skulle forfalle?

Det gjorde du selvfølgelig. I hvert fall en gang. Du ville ikke være menneske ellers.

Imidlertid har du kanskje lagt merke til at selv om fristen var kortere, ville du likevel ha klart å fullføre den i tide. Hvorfor det?

Ved første øyekast kan du si: "Utsettelse, va!" Men her er en alternativ forklaring som ikke får deg til å føle deg like dårlig.

For å si det i to ord, kalles fenomenet Parkinsons lov, som sier at "arbeid utvides for å fylle tiden som kreves for fullføring."

Den første personen som observerte og skrev om dette mye, var Cyril Parkinson, en britisk marinehistoriker og spesialist i offentlig administrasjon. Han la merke til at jo mer tid det ble gitt byråkrater for en oppgave, jo lenger tid tok det dem å fullføre den. Forkorte den tildelte tiden, og ting flyttet raskt igjen.

Parkinsons lov, latskap og utsettelse

Vi frister av en rekke årsaker, som frykt eller bare latskap.

Imidlertid er det også en evolusjonær motivasjon bak latskap. Forfedrene våre levde i en verden der matkilder ikke var i nærheten av like rikelig som i dag. Som sådan bevarte de energi for de gangene de gikk over i overlevelsesmodus: jakt, fôring, leting, bygning og så videre.

Hvis en stamfar til oss kastet bort energien på unyttige oppgaver, ville han ikke kunne takle vanskelighetene med matinnsamling. Så, i en motintuitiv evolusjonær vri, har latskap vist seg å være en viktig egenskap for å holde liv i arten vår.

Noe som bringer oss tilbake til Parkinsons lov. Vår biologi oppfordrer oss til ikke å bruke energi på en oppgave som ennå ikke er viktig for vår overlevelse. Så vi utsetter, utsetter, unngår, lager unnskyldninger og så videre.

Men så, fristen kommer, trekker deg ut av lediggang og gir deg en følelse av press. Innerst inne vet du at å miste fristen er dårlig for å overleve, fordi det kan koste deg ditt arbeids rykte, eller i noen tilfeller til og med din jobb, penger, verdifulle eiendeler, vennskap, forhold og så videre.

Denne frykten presser deg til å gjøre en all-nighter for å fullføre et prosjekt, eller jobbe gale overtidstimer.

Som du kan gjette nå, er hele poenget med å bruke Parkinsons lov å sende deg inn i en mild overlevelsesmodus der du faktisk får gjort ting, uten å late (for mye).

Slik bruker du Parkinsons lov

1. Venn deg til å stille frister.

Å gi deg tidspress vil tvinge deg til å omstrukturere arbeidsoppgaver slik at de kan passe inn i timeplanen.

Mer komplekse prosjekter og oppgaver med en fjern frist lull deg inn i denne falske følelsen av sikkerhet. Arbeidet skal gjøres nå, men ikke nå, nå.

I tilfeller som dette, hvis du bryter hovedoppgaven ned i mindre biter og tildeler en frist for hver, vil du bringe dem nærmere tidshorisonten, og gi deg en følelse av press som motiverer deg til å fullføre den.

Men frister kan også hjelpe deg med å jobbe mindre. Eller i det minste, bruk mindre av tiden din på kontoret. Det er lett å behandle klokka 15 eller 18.00 som en mer retningslinje enn en regel, og jobbe forbi den for å fullføre oppgaver du utsatte utover dagen.

Ting er at du nesten alltid vet når utsettelse av oppgaven vil holde deg overtid, og likevel har du det bra. Det er fordi du ikke føler at du mister noe ved å være lenger på kontoret, noe som bringer oss til neste punkt.

2. Hva mister du hvis du ikke respekterer fristen?

Den enkleste måten å få deg selv til å respektere en tidsbegrensning er å gi deg selv noe å tape, hvis du ikke holder deg til den. Tenk på hva du går glipp av ved å mase på kontoret.

Hvis du kom hjem tidligere, kan du se en film med kjæresten din, slappe av på kjøkkenet og lage din favorittrett, eller jobbe med det sideprosjektet ditt. I stedet sløser du med alle disse mulighetene ved å gjøre arbeid i siste øyeblikk du kunne ha gjort tidligere på dagen.

En god måte å holde deg til en tidsbegrensning er å planlegge noe annet rett etter fristen du satte for det. Hvis du for eksempel vil være sikker på at du vil være ferdig med å sende en haug med e-poster innen kl. 18.00, kan du planlegge en dato kl. 06:30 eller 7:00. Nå har du ekte hud i spillet for å holde deg til målet ditt, og for ikke å late deg rundt.

3. Lær hvordan du lager rimelige frister.

Det er egentlig bare to grunner til at du kanskje vil bruke Parkinsons lov:

1. Kutt ned tapte timer der du kunne gjøre noe annet.
2. Slutt å føle deg skyldig og stresset om å kaste bort tid.

Når du først bruker regelen, kan du imidlertid føle deg overflødig og sette deg selv umulig stramme tidsfrister i et forsøk på å jobbe raskere.

Dette fungerer ikke. I stedet vil du bare ende opp med å gi deg selv enda mer stress når du skynder deg å oppfylle fristen. Ikke bare det, men kvaliteten på arbeidet går også ned.

Poenget med fristen er ikke å delta i en konkurranse med klokka, men å kutte ned på stress og bortkastet tid.

Dette er en takeaway fra en studie av Dan Ariely, en kjent professor i atferdsøkonomi. Hans eksperiment involverte grupper av studenter som sendte inn tre artikler i løpet av et semester.

• "Fritt valg" -gruppen kunne velge sine egne frister for innlevering av papir.
• Kontrollgruppen måtte imidlertid levere inn sine papirer på et tidspunkt som er satt av professoren.

Sammenlignet med den tredje kontrollgruppen, likte de "frie valgene" studentene oppgaven sin mindre, og papirene hadde også flere feil.

Sluttkonklusjonen på studien var at selv om pålagte frister er effektive, har folk vanskeligheter med å optimalisere dem.

Poenget med fristen er ikke å delta i en konkurranse med klokka, men å kutte ned på stress og bortkastet tid. Hvis en oppgave realistisk krever seks timers arbeid, ikke prøv å gjøre det om fem. Hvis du kan fullføre det på syv timer, er det kjempebra. Den ekstra timen er ikke bortkastet tid, men en bufferperiode for uventede hendelser som et presserende telefonsamtale, tap av konsentrasjon eller bare en kort periode med avslapning.

Parkinsons lov kan hjelpe deg med å kutte ned på noe av den bortkastede tiden og stresset i livet ditt, og i noen tilfeller kan du hjelpe deg med å gjøre flere ting enn du trodde var mulig.

For å pakke sammen ting, husk følgende når du bruker loven:

1. Har alltid en frist.
2. Hva mister du hvis du ikke kan holde fristen?
3. Er fristen realistisk? Hvis ikke, prøv å finne ut den nøyaktige.

Og en annen ting: Vær forsiktig med deg selv, og se alltid fristen som et verktøy for å hjelpe deg, men ikke som et løp.