Hvordan: starte en konferanse

South by Southwest, TechCrunch Disrupt, TEDx - disse konferansene har vokst fra vanlige bransjearrangementer som ble holdt i hotellutstillingshaller til hoftesamlinger som infiltrerer det populære folkelig. Noen gang lurt på hvordan arrangørene fikk det til å skje?

Det er ikke bare så gode foredrag fanget på YouTube soppet over hele nettet. Convention Industry Council rapporterer at sektorene for møter og konferanser genererer inntekter på 28 milliarder dollar. Det er mer enn bilindustrien.

Teknologi letter og driver denne siste trenden. Adrian Segar er en veteran konferanse-design konsulent og forfatteren av Conferences That Work: Creating Events That People Love . Han sier at mer enn noen gang er mennesker som er limt til enhetene sine og i stadig større grad jobber eksternt, sultne på interaksjon og fellesskap ansikt til ansikt. Teknologi gjør også lanseringsfasen av konferansen enklere. "Det har aldri vært enklere å lage din egen begivenhet og markedsføre den, " sier Segar. ”Baksiden er at mange mennesker gjør det. Så du må virkelig skille deg ut og gjøre det riktig. ”

Her er fem regler for flott konferanseoppretting:

1. Finn et behov for å fylle. Inngangspenger og sponsing bør gjøre det til en jevn forsøk, men ikke skape et gigantisk overskudd. Fokuser på å finne "noe du brenner for, noe ingen andre gjør der du virkelig kan tjene samfunnet ditt, " sier Segar.

2. Identifiser målene dine. Konferanser kan komme småbedriftseiere til gode ved å utdype nettverkene sine, løfte profiler og bransjemyndighet, og gi kundene mer verdi ved å tilby dem taleoppdrag. “Det er hundrevis av fagpersoner som har møtt fagfolk som har gjort dette i flere tiår. En nybegynner som gjør dette bare for å tjene penger, er et falsk premiss. ”Ikke vær redd for å starte i det små, da flertallet av konferanser over hele verden deltas av færre enn 100 mennesker hver, sier Segar.

3. Velg de rette høyttalerne, men ikke stol helt på forelesninger fra store navn. Du bør sette et budsjett for høyttalere. Vær likevel ikke redd for å forfølge folk utenfor rekkevidden din. "Forklar at budsjettet ditt er satt, og spør deretter om de vil være villige til å samarbeide med deg." Bli kreativ om å tilføre verdi, inkludert i gebyrets markedsføring av ekspertens bok eller fremme en sak hun støtter. “Nevn erstatning i den første korrespondansen. Ellers vil du fornærme mange mennesker, sier Segar.

Når du designer arrangementet ditt, bruk disse ekspertstemene strategisk. Verdien av konferanser har skiftet mot tilkobling og fagfelleopplæring. "Tross alt, 100 mennesker i rommet kjenner samlet mer enn én person som presenterer, " sier Segar.

Ha tre hovedtalere til stede i 20 minutter hver, og led deretter mindre rundbordssamtaler. Finn også måter for deltakerne å lære raskt om hverandre. Få for eksempel alle på rundbord til å presentere seg kort og svare på spørsmålet: "Hva vil du ha av denne begivenheten?"

4. Vær oppmerksom på alle detaljene om arrangementet, eller ansett noen til å produsere det for deg. "Folk husker kanskje ikke hovedtaleren, men de vil huske om lunsj ikke ble servert i tide, " sier Segar. "Det må være logistisk glatt for at folk vil komme tilbake neste år."

5. Hold den i live året rundt. Opprett en privat Facebook-gruppe for deltakere. Vedlikehold en blogg eller podcast, og oppdater tidligere deltakere via e-post. "Begivenheter burde ikke måtte begynne den første dagen og slutte etter den endelige middagen, " sier Segar. "Et vellykket arrangement vil etterlate folk som ønsker å koble seg opp etterpå. Det blir din kjernegruppe av kunder som ønsker å komme neste gang. ”

Frances Mazur

Eieren

Selskap: Mazur Group, et Los Angeles-basert rekrutteringsfirma for skjønnhetsindustrien

Konferanse: Beauty Biz Roundtable

Fordeler: Rekruttering, skaper merverdi for klienter i form av talemuligheter, forhøyede næringspresenser

Jeg startet selskapet mitt i 2007 og hadde et fantastisk første år. Da krasjet økonomien. Telefonen min ringte fra kroken med gode kandidater som lette etter en jobb, men vi hadde ikke så mye å tilby. Det var demoraliserende for nettverket vårt og lammet for oss. Vi bestemte oss for at vi trengte et arrangement for å bygge opp virksomheten, og Beauty Biz Roundtable ble født.

Den første konferansen hadde bare 40 seter og ble utsolgt umiddelbart. Siden den gang har den vokst til 100 fremmøtte, men formatet er det samme: Vi får høyttalere med topp navn, som eiere og ledere av nasjonale salonger, samt utenom det vanlige foredragsholdere som virkelig overrasker vårt publikum med fantastisk informasjon, som en analytisk ekspert på sosiale medier.

Firmaet mitt fordeler på flere måter. Det posisjonerer oss som lederne i vårt rom: Ved en nylig begivenhet henvendte jeg seg til ett selskaps administrerende direktør og sa: "Vi ser etter en ny visepresident for markedsføring, og du kjenner helt klart alle i bransjen." Selskapet ble en ny kunde . Disse arrangementene lar oss også få kontakt med nye kandidater hele tiden. De lar meg også tilføre verdi til våre eksisterende kunder. Hvis jeg jobber med en klient, kan jeg trykke på en av topplederne for å være foredragsholder. Ingen av konkurrentene våre kan gjøre det.

Vi har aldri betalt høyttalerne våre en krone, og vi er veldig selektive når det gjelder å hente inn sponsorer. De må virkelig passe til vårt merke, løfte arrangementet og holde fokus på hvem vi ønsker å tiltrekke oss.

Vårt siste arrangement, priset til $ 90 per billett, hadde en 90-personers venteliste og folk som flyr fra hele landet for å delta. Nå hever vi avgiften til $ 125 og utforsker måter å legge rundbordet vårt på større bransjearrangementer. Men vi fortsetter å være fokusert på å tilby de fremmøtte måter å få nettverk med topppersoner på sine felt, og vi gir foredragsholderne våre muligheten til å få kontakt med sine jevnaldrende, noe som er sjelden i skjønnhetsindustrien.

Shea Coakley

Eieren

Firma: LeanBox, en Boston-basert mattjeneste som selskapene kan tilby sine ansatte

Konferanse: Perks Convention, en samling av selskaper som leverer fordeler på arbeidsplassen og potensielle kjøpere

Fordeler: Ny virksomhet, posisjonering som ledende i bransjen

Når jeg deltok på tradisjonelle nettverksarrangementer og konferanser rettet mot fagfolk i menneskelige ressurser, vil jeg ofte finne meg selv til å forklare tjenesten min for en person, men noen andre ville prøve å komme inn på samtalen for å lære om hva andre selskaper gjør på bedriftsområdet . Jeg innså at virksomheten min er i en ny sektor der det er mye etterspørsel, men ikke mye bevissthet.

Ledere i hvert selskap sliter med å tiltrekke og beholde topp talent. De leser om de fantastiske fordelene som tilbys av selskaper som Google og Apple, og antar at de er for små til å tilby det samme, selv om mange fordeler er rimelige eller gratis for bedriften. Sammen med min partner, 20/20 Optometry, en optometri-tjeneste på stedet, lanserte vi den første Perks-konferansen i august på Microsoft Nerd Center i Cambridge, Mass.

Vi hadde 28 leverandører, som betalte $ 200 hver for å sette opp messe, og 500 fremmøtte, som fikk adgang gratis. Selve konferansen ga et veldig lite overskudd, men gjennom akkurat den ene hendelsen alene sikret vi oss 15 nye kontoer. Det tok virkelig et eget liv.

Vi fortsetter samtalen med leverandører og kunder gjennom Twitter, en LinkedIn-gruppe og en e-postliste. Mens den første konferansen fokuserte på Boston-baserte tjenester, planlegges en andre for hele New England-regionen til mars, og vi har kvartalsvis møteplaner for leverandører til nettverk. I tillegg til å vokse min egen virksomhet, ønsker jeg å være ekspert på bedrifter, og denne konferansen hjelper meg til det.

Chris Dessi

Eieren

Firma: Silverback Social, et Chappaqua, NY-basert markedsføringsbyrå

Konferanse: Westchester Digital Summit

Fordeler: Posisjon som en lokal leder innen markedsføring, nye kunder, økt fortjeneste

Da jeg lanserte markedsføringsbyrået mitt i Westchester, NY - bare et hopp fra New York City - snakket jeg med meget vellykkede gründere og bedriftseiere i samfunnet som ikke en gang hadde Facebook-sider eller forsto verdien av en LinkedIn-profil. Det var vanskelig å forklare verdien av virksomheten min. I det siste hadde jeg fått ny virksomhet ved å tale på konferanser, så jeg googlet “Westchester digital topit” og ble overrasket over at det ikke var noe lignende.

Jeg sa til meg selv, OK, jeg antar at jeg må være den som gjør dette.

Fem måneder ute booket jeg et konferansesenter med plass til 3000 mennesker, og begynte å reversere arrangementet. Jeg kjente Gary Vaynerchuk, den sosiale medie-giganten. Jeg hadde ikke råd til hans vanlige taleavgift, men han gikk med på å senke det. Hvis du vil gjøre noe stort, må du invitere store mennesker. Ved å bestille Gary har vi vært i stand til å tiltrekke oss foredragsholdere fra LinkedIn, Facebook, The Huffington Post, IBM og General Electric. Jeg betaler dem ikke noe; de fleste av disse høyttalerne ber ikke engang om et honorarium. Jeg var vert for en privat middag for dem som en måte å si "takk", men 90 prosent av dem dukket ikke opp.

Det første året ga vi bort massevis av billetter og hadde 500 deltagere. Jeg tapte penger på det første arrangementet og brøt selv på det andre. I dag dekker sponsorater kostnadene mine, og billettsalget er saus. Men den virkelige verdien er ny virksomhet for byrået mitt. Halvparten av mine nye kunder kommer gjennom konferansen. Det er så mye lettere å sende noen til toppmøtet enn å prøve å overbevise ham om hvorfor han trenger å være på Twitter. Du får rett og slett ikke slike navn i Westchester. Det er et monopol, ærlig talt.

Det er et stort behov for denne informasjonen i mindre lokalsamfunn. Eiere av små bedrifter har rett og slett ikke råd til å reise til New York eller San Francisco for store konferanser. Jeg kjøpte 67 nettadresser for digitale toppmøter i byer rundt om i verden. I september produserte vi Baltimore Digital Summit og har nå planlagte toppmøter for Boston; Las Vegas; Nashville, Tenn .; Detroit; og Dubai de neste to årene. Toppmøtet i Westchester i mai 2015 har vokst til et to-dagers arrangement.

Se hvordan TEDs sjefkurator skapte en bevegelse med de diskusjonsbaserte konferansene, og ble den fremste menneskehandleren i store ideer.