Hvordan du unngår papirklubb

Blendbilder - Hill Street Studios / Getty Images

Har dine forsøk på å eliminere papirstopp ofte en tendens til å mislykkes? Eller er du for overveldet av det store antallet papirer på skrivebordet ditt for å prøve? Du kan gjøre noen forståelige men selvsaboterende feil. Les videre for å lære hvordan du unngår de vanligste feilene folk gjør når du håndterer papirstopp.

en. Ikke eliminere papirerklæringer

Du må kanskje fortsatt få noen regninger på den gammeldags måten, men de fleste verktøy gjør det enkelt å bytte til papirløs fakturering.

Mens du er i det, se hvor ellers du kan kutte ned på overflødig papir. Hvis du mottar kataloger, ser du aldri på, ta noen minutter å kontakte bedriftene og be om å bli fjernet fra deres lister. Hvis du abonnerer på flere magasiner og aviser, tenk på hvilke som du foretrekker å lese på utskriften, og hvilke du ikke ville ha noe imot å lese online.

2. La papirene pile opp

Dette gjelder for papirer du ikke vil ha (f.eks. Søppelpost), så vel som de du trenger (f.eks. Regninger.) Jo lengre du venter på å håndtere disse, desto større sjanse vil du aldri gjøre det , som fører til tapte betalinger eller bokser som er fulle av et års verdi på søndagens New York Times. Den enkleste måten å håndtere e-posten på er å håndtere alt så snart det kommer inn. Når det gjelder papirer må du kaste ut, gjenvinne en regelmessig planlagt oppgave, ikke bare noe du gjør når papirene truer med å begrave deg.

3. Har et ubeleilig eller ikke-eksisterende arkiveringssystem

Hvis du ikke har noe sted å lagre papirene du trenger, og ingen enkel måte å avhende de du ikke gjør, vil du sannsynligvis bare stable dem opp og psykisk fil dem under "til bli behandlet … en dag. "Unngå dette ved å skape et system som fungerer for deg, enten det betyr å skaffe et arkivskap med gammel skole, en pålitelig skanner eller en shredder.

4. Ikke å ha en startplate

En lanseringsplate er en dedikert plass nær inngangsdøren din, der tingene du trenger hver dag, nøkler, briller osv. - holdes når de ikke er i bruk. En lanseringsplugg hjelper ikke med alle typer papirstopp, men det er en utmerket måte å sikre at utgående e-post kommer ut av huset.

Det som er viktig er begrepet lanseringsputen, og vaner det hjelper deg med å utvikle.

I utgangspunktet gjør en lanseringspute det enkelt å gjøre det samme på samme måte hver dag. Hengende nøklene dine på et bestemt sted så snart du kommer inn, er samme type oppførsel som å kaste bort søppelpost så snart du får det, eller åpne viktig post i tide. Når du tenker på andre relaterte daglige oppgaver, som å sortere e-posten din, kan de bli en del av det systemet.

5. Å være Vag

Dette er en jeg er skyldig i. Her er et eksempel: I min filboks har jeg en mappe merket "bil". "Det betyr at hvis jeg må søke etter bilens tittel, må jeg vade gjennom bilkvitteringer, dokumenter om bilforsikring, informasjon om min gamle bil jeg ikke eier lenger, og så videre. (Jeg har også en mappe merket "misc." Som er en organisatorisk katastrofe som venter på å skje.)

Når du organiserer papirer du trenger å beholde, er det best å være så spesifikk og tydelig som mulig. Innføring av mapper med etiketter som "bilforsikring," "bilvedlikehold" og "bilfinansiering" ville gjøre bruk av mitt arkiveringssystem mye mindre av en rolle.

Du kan også kutte ned mye mer papir ved å lære hvor lenge du trenger å beholde dokumenter.

Hvis du lagrer utdaterte papirer som du aldri vil bruke igjen, vil du endelig bli kvitt dem for å kutte ut mye rot i livet ditt.