Fremtiden er nå: virtuell kontorvirkelighet

Ideen om å gå inn i et hologram for et månedlig stabsmøte kan fremdeles virke en smule langsomt for de fleste småbedriftseiere, men forbedringer i bredbåndskvalitet og tilgjengelig teknologi utvider virtuelle møtealternativer med varphastighet.

Likevel, selv i den virtuelle verdenen, er det best å ta en hard titt før du hopper. Enten du er NASA som trylle frem holodek fra Star Trek science fiction for å trene astronauter, eller en ny gründer som sliter med å kommunisere med eksterne partnere eller kunder, bør det første trinnet inn i den voksende virtuelle verdenen gjøre leksene dine for å finne det mest passende og pris -effektiv løsning for deg. Først, her er en grunnlegger av den tilgjengelige teknologien.

I sin enkleste forstand er et virtuelt møte en telefonsamtale mellom to eller flere personer. God lyd er viktig for å lykkes. Det neste trinnet er enten en stasjonær eller en fast-streame video- og datadelingsprosess, som kan kjøres fra enkle - for eksempel de populære Skype-programmene - til å utdype. Når du begynner å legge til høykvalitetsvideoer og skjermer med ensartet skala - som i utgangspunktet sikrer at alles ansikt er i samme størrelse og alle kan ta virtuell øye-til-øye-kontakt - da blir systemene litt mer kompliserte og dyre.

Tredimensjonal eller “immersion” -teknologi lar deltakerne delta i møtet som om de var en del av et videospill. “Second Life” -teknologi, et virtuelt 3D-miljø med flere brukere, inkluderer avatarer eller tegn som deltakerne mote for å representere seg når de navigerer i den virtuelle verdenen. Med tanke på alle disse tingene som er tilgjengelige i dag, virker ikke et auditorium fullt av hologrammer som deltakerne går inn i (tror det galaktiske senatet i Star Wars) så langsiktig eller sci-fi som det en gang gjorde.

Homecare Homebase, et 10 år gammelt Dallas-basert selskap som leverer nettbaserte programvareløsninger for hjemmepleieindustrien, sparte betydelige reisekostnader ved å koble hovedkontoransatte og prosjektledere i Dallas til teknologer med base i Prospect, en forstad til Louisville, Kentucky via virtuell konferanse. "Vi brukte omtrent 20 000 dollar i måneden på grunnleggende reiseutgifter mellom Dallas og Kentucky, " sier Guy Conces, selskapets sjefstrateg. "Med det høykvalitets videosystemet har vi kuttet oss inn i det og spart store penger der."

Kostnadene og programvarekravene til slike systemer er høye. Men de kan bli utlignet av besparelsene i reiseutgiftene som ellers ville blitt påført av fjerntliggende team som trenger samhandling. Hvis det ikke er behov for et fysisk selskapets hovedkvarter, kan en oppstart kanskje oppleve at det er verdt kostnaden å sette i gang en virtuell, animert hovedkontor tilgjengelig for mennesker over hele verden.

Virkelig har bedrifter tatt til seg den virtuelle banen de siste årene, spesielt siden den økonomiske sammenbruddet i 2009 som fikk bedrifter til å kutte reisebudsjetter og aggressivt søke etter alternativer til personlige kontakter, treningsøkter på stedet og fysiske handelsarrangementer. Forbedringer i lyd- og videokvalitet og i leveringshastighet, og utviklingen av virtuelle verktøy, har muliggjort rimelige måter rundt dyre reisekostnader.

High-end selskaper som er involvert i å muliggjøre virtuell teknologi og relatert programvarestøtte - Hewlett-Packard, Second Life, Adobe, Cisco, IBM, Microsoft, Citrix og lignende - har banebrytende modeller for å unngå mange fallgruver knyttet til å ta det virtuelle steget.

En virtuell skyve

Et selskap som ble tvunget inn i den virtuelle verdenen da økonomien hentet i 2009 var Planview, et Texas-basert porteføljestyringsløsningsfirma som i stor grad gir avanserte kunder med bedriftsprogramvare. Når kunder kansellerer planene om å delta på selskapets årlige brukerkonferanse, “Vi prøvde å finne ut hva vi skulle gjøre - avbryter vi, prøver vi noe på nettet?” Forteller Kimberly Stone, direktør for web- og kreative tjenester.

Vurderer du nettkonferanser? Vurder dette.

1. Hva er brukssakene du trenger løsninger for? Hvor mange er eksterne? Innvendig?

2. Søk bransjens innsikt i styrker og svakheter ved ulike løsningsalternativer.

3. Kok opp alternativene dine til to eller tre løsninger, og gjør en gratis prøveperiode. Test hver på hvordan løsningen oppfyller dine spesifikke behov.

4. Tenk gjennom de mer omfattende brukssakene. Forsøk å finne ut hvordan du kan imøtekomme behovene til alle i organisasjonen versus en undergruppe som adresserer kriteriene til strømbrukerne i gruppen.

5. Strukturere en lisensavtale som passer for din organisasjon.

”Vi forsto egentlig ikke hva en virtuell hendelse var den gangen. Jeg dro til Virtual Edge Summit for å utforske alternativene våre, og var i stand til å komme tilbake med noen virkelige ideer om hvordan virtuelle planer kan dekke våre behov, sier hun. Det 350-ansatte firmaet med kontorer over hele verden utviklet en virtuell versjon av det årlige live-arrangementet. "Vi listet opp alle komponentene i arrangementet vårt, ned til gangen samtaler, for å se hvordan vi kan lage en virtuell plattform på nytt. Vi snakket om hendelsesmålene våre, og utviklet en funksjonsmatrise og evaluerte deretter leverandører basert på den matrisen.… Riktig brukeropplevelse og brukervennlighet var et must å ha på matrisen vår. ”

Team fra Planview og Unisfair, selskapet det leide inn for å hjelpe til med å produsere arrangementet, samarbeidet, og sluttresultatet ble en stor suksess - med 250 prosent økning i oppmøtet over live-arrangementet. Planview kom tilbake til live-begivenheter neste år, men undersøker nå en hybrid tilnærming.

Å undersøke optimale virtuelle alternativer for en organisasjon krever forskning, akkurat som hvilken som helst del av en forretningsplan. "Å prøve å sammenligne alternativer for virtuell programvare er som å sammenligne epler, appelsiner, fersken og plommer, " sier Michael Doyle, grunnlegger og administrerende direktør for Virtual Edge Institute, et selskap som ble lansert i 2008 for å hjelpe organisasjoner med å utnytte teknologi for å forbedre den generelle hendelsesopplevelsen og generere inntekter. ”Det vi forteller folk de må gjøre, er å først finne ut hva de vil oppnå. Ett program kan være veldig forskjellig fra et annet, selv om begge er fra virksomhetskategorien. ”

Kartlegge det

For de fleste selskaper begynner virtuell planlegging i liten skala. Enten den først er tegnet på et møterom plasma-TV, en tavle, en bærbar datamaskin eller en gammel skole-juridisk pad, bør veien inn i den virtuelle verden begynne med et organisatorisk veikart som stiller ut hvem som vil gjøre hva - oppgaver, kommunikasjon, hvor mange som vil være involvert osv. Denne kartleggingen vil føre direkte til den typen utstyr som vil støtte disse behovene, forklarer Mark Gorzynski, sjefforsker med HPs Halo, som lager fantastiske videokonferanserom som hovedsakelig brukes av store produsenter, og store aktører i finans-, helse- og forsikringsnæringen.

Mindre organisasjoner trenger å tenke på brukssaker når de vurderer nettkonferanse-teknologi, sier Michael Londgren, direktør for produktmarkedsføring for Adobe Connect, som tilbyr nettkonferanseløsninger for online møter, eLearning og webinarer basert på sin Adobe Flash-teknologi til kunder av alle størrelser.

“Er det først og fremst viktig å nå mennesker i eller utenfor organisasjonen, eller begge deler?” Spør han. Bør enkeltpersoner eller grupper enkelt kunne delta på møter uten å laste ned ekstra programvare? Er det viktig å støtte forskjellige mobile enheter? Er det viktig å dele en rekke forskjellige innholdstyper? Er det viktig å sette opp et møterom til forskjellige bruksområder kontra å måtte sette opp et helt nytt møterom hver gang? ”

For å finne ut et firmas virtuelle behov, fordeler Gorzynski og HP Experience Design Manager Mike Derocher målene for møtene i fire funksjoner.

Sosialisering: En gruppe mennesker møter bare for å bli bedre kjent med hverandre eller bygge tillit.

Koordinering: En gruppe mennesker prøver å utføre en enkel oppgave, for eksempel å prøve å synkronisere tidsplaner.

Samarbeid: En gruppe ber folk om sine meninger, eller dele økonomi, svare på spørsmål eller få tilbakemeldinger. Ekte dialog skjer.

Ekte samarbeid: En gruppe mennesker lager nytt innhold, som genererer informasjon.

"Noe av dette er datasentrisk og noen av det menneskesentrisk, " sier Gorzynski. “Stemme er valutaen for alt; du kan ikke gjøre mye uten et godt stemmesystem. For koordinering trenger du enkle data, for å dele lysbilder, så du trenger et godt nettkonferansesystem og stemmekanal. Det er alt du trenger. Når du kommer til samarbeid og samarbeid, begynner du å øke kompleksiteten i dataene, og det hjelper å kunne gjøre mer enn én ting om gangen, og ha den typen dataverktøy du trenger; kan du for eksempel dele appene dine vellykket? ”

Ansikter er viktige

Evaluering av rangeringer av tilgjengelig samarbeid eller web-konferanseprogramvare opp mot dine behov kan gi veiledning.

"Det andre som skjer er at sosialisering blir viktigere i disse andre møtene, " sier Gorzynski. "Det er da viktigheten av at video begynner å komme inn - i et samarbeidsmøte, for eksempel å se folks ansikter blir viktigere."

Desktop-løsninger er generelt greie for sosialisering og koordinering, sier han, men ikke like effektive med samarbeid og samarbeid. «For eksempel, si at du har et møte med administrerende direktør i et annet selskap for et partnerskap eller en forretningsavtale. Du jobber med webkameraet ditt, og du ser noe uprofesjonell ut. Du ringer fra spisesalen eller et feil opplyst konferanserom, og du ser ut som om kameraet lyser opp nesen. Desktop-konferanser mister raskt sjarmen. ”

Belysning, bakgrunn og kameraposisjon er avgjørende for å se profesjonell ut når du bruker medier, sier Gorzynski. Vurder å investere i et bedre kamera, bedre belysning som er jevn, ren bakgrunn og test hvor kameraet skal monteres, foreslår han. “Kameraet skal plasseres øye til øye - hvis du er på en bærbar datamaskin, betyr det å heve kameraverktøyet til øyehøyde. Hvis du har gjort all denne planleggingen, har du sannsynligvis 90 prosent av andre gründere, uten å investere alle slags penger. ”

Nettkonferanser er ryggraden i hele systemet, sier han. “Du kan koble til tale og data når som helst. Du lag på bedre video når du trenger å ha mer sofistikerte møter. De fleste små til mellomstore bedrifter vil først henvende seg til lavprisbaserte, nettbaserte systemer som vil tjene dem godt for en undergruppe av deres møtebehov. Store videosystemer har en fordel for sosialisering og samarbeid som krever nøye oppmerksomhet til sosial dynamikk. Bedrifter bør henvende seg til disse når de bekrefter et behov for å bygge møtemiljøer for å støtte sosialisering og samarbeid over avstand. ”

Og ikke glem, Derocher legger til at brukervennlighet er avgjørende for brukshastigheten.

Nå som du er klar for virtuelle møter, her er fem tips for å gjøre det vellykket.