Må og gjør ikke for tøffe samtaler

Se for deg et øyeblikk at du er i ferd med å sette deg ned med en ansatt for å diskutere spennende nye endringer i selskapet ditt. Kanskje du bobler av entusiasme, sikker på at hun vil føle det samme som deg. Så bryter du nyhetene, og du blir møtt med en tom stirring, et passivt sukk eller til og med en sint motbevisning.

Uansett hvor forberedt du kanskje tror du er, vil noen samtaler bare ikke gå slik du tror de vil. Men det betyr ikke at du bør gi opp og la alle tøffe samtaler for å trene seg selv. I en onlineundersøkelse med 1 000 ansatte sa 91 prosent at kommunikasjonsproblemer drar ledere ned. Dataene avslørte at de fleste ledere manglet kritiske muligheter til å engasjere seg som kunne posisjonere dem som mer pålitelige for sine ansatte.

Som en som har administrert andre i mer enn 25 år, har jeg sett verdien av ærlig, åpen kommunikasjon mellom en ansatt og arbeidsgiver, men jeg har helt sikkert snublet underveis. Selv om disse kommunikasjonsulykkene ikke er mine stolteste øyeblikk, har de lært meg verdifulle leksjoner som leder, inkludert hvordan jeg reparerer forhold og har mer konstruktive samtaler. Jeg har plukket opp noen få viktige ting og ikke gjør på reisen min, for eksempel:

1.

Forberedelse til en tøff samtale er avgjørende for at den skal lykkes. Det er imidlertid en stor forskjell mellom å notere notater og lage et manus. Det siste vil ikke gjøre deg noe bra.

"En vanskelig samtale har en tendens til å gå best når du tenker på det som bare en vanlig samtale, " sier Holly Weeks, forfatter av Failure to Communicate . Fordi motparten din ikke kjenner hans eller hennes linjer, kan samtalen bli vanskelig og kunstig. For en mer naturlig, produktiv samtale, velg noen få kulepunkter å adressere, og vær fleksibel når det gjelder samtalen som følger.

2.

Det er viktig for deg som leder å være så eksplisitt som mulig under vanskelige samtaler. Begynn med å erklære hva du håper å oppnå under dette møtet, og be den ansatte gjøre det samme. Da takler du temaet, så vel som tankeprosessen bak det.

3.

Som mennesker besitter vi alle forutinntatte forestillinger, men å holde fast på disse antagelsene under tøffe samtaler er en feil. For eksempel ledet jeg et team som vi trengte for å restrukturere for noen år siden. Vi trengte å gå mye dypere i områder der vi var best og som vi var kjent for som ekspertene for, men dette betydde også å gi slipp på noen ting som ikke var like viktige. Så jeg måtte ha flere samtaler med ansatte om hvordan rollene deres skulle forandre seg. En samtale var en enorm læringsopplevelse for meg.

Jeg var så trygg i retning av gruppen vår at jeg ikke klarte å forklare en ansattes rolle og hvordan den endret seg. Jeg antok at hun ville forstå viktigheten av skiftet fordi hun var seniorleder, men jeg klarte ikke å formulere hvordan hun passet inn i det større bildet. På grunn av dette forsto hun ikke viktigheten for selskapet og verdien hun tilførte.

Det tar to personer å ha en samtale, så vurder motpartens perspektiv. Tenk gjennom saken for hånden fra ditt synspunkt. Reflekter deretter over hva din ansatt mener problemet er. Hvis du ikke kan svare på det andre spørsmålet, kan du spørre ham eller henne direkte. Når du jobber for å innlevelse i forhold til den ansatte, vil hun være mer åpen for en produktiv samtale.

Etter å ha snakket med medarbeideren min om de strukturelle endringene, tok jeg opp de sosiale signalene hennes og ba henne fortelle meg om hvordan hun hadde det. Det var da jeg forsto at jeg måtte legge meg i skoene hennes. Så jeg forklarte hvordan å skifte noe av arbeidsmengden hennes faktisk ville gjøre at hun kunne dykke dypere inn i sitt kompetanseområde. Etter at jeg gjorde det, ble hun en av de største mesterne i avdelingen for disse endringene.

4.

Det kan være fristende å handle defensivt eller til og med gjøre deg selv offeret under en vanskelig diskusjon, men du bør unngå begge disse taktikkene for enhver pris. Å avvise skylden eller komme med uttalelser som “Dette er virkelig vanskelig for meg!” Eller “Jeg føler meg forferdelig med dette!” Under en vanskelig samtale får deg bare til å avvise de ansattes behov. I stedet må du erkjenne din rolle i diskusjonen og hvordan du vil jobbe gjennom saken i samarbeid med din ansatt.

5.

Vanskelige samtaler er kanskje ikke hyggelige, men medfølelse hjelper deg med å levere vanskelige nyheter på en ærlig, rettferdig måte. Til syvende og sist var min omstillingssamtale vellykket fordi jeg responderte på den ansattes behov med medfølelse. Når jeg forsto hvorfor hun var bekymret, klarte jeg å sympatisere og svare deretter. Husk at det er viktig å ikke bare svare på de ansattes bekymringer når de vokser opp, men også være foran dem for å forsikre de ansatte om at de er verdifulle lagkamerater.

Det er aldri lett eller morsomt å ha en tøff samtale med din ansatt - spesielt ikke når den ansatte reagerer annerledes enn du hadde forventet. Men det er fortsatt viktig å reflektere over disse opplevelsene. Etter en tappende samtale, ta deg litt tid til å vurdere hva som gikk bra og hva som ikke gjorde, samt hva du kan gjøre annerledes i fremtiden. I forbindelse med åpenhet, aktiv lytting og riktig holdning, vil selvrefleksjon hjelpe deg med å takle vanskelige samtaler head-on.