Den beste teknologien for å overvåke din lille

Hvilken endring vil utgjøre den største forskjellen i din lille virksomhets effektivitet, lønnsomhet og suksess? Bytte fra papirbasert regnskap til et regnskapsprogramvaresystem.

Dagens regnskapsprogrammer gjør mer enn å beholde bøkene. Med ett klikk kan du generere rapporter som forteller deg og din regnskapsfører alt du trenger å vite om bedriftens økonomiske situasjon, importere transaksjonsdata fra banken din, opprette og sende fakturaer og mer.

Med så mange valg, hvordan kan du finne den perfekte regnskapsprogramvaren for bedriften din? Følg dette rådet.

Vet hva du trenger. En konsulentvirksomhet som bare trenger å spore salg, utgifter og skatt, har andre krav enn en detaljhandelsvirksomhet med flere ansatte som må håndtere lønns- og lagerstyring. Virksomhetens størrelse, antall kunder og ansatte og bransje er blant faktorer som påvirker ditt valg av regnskapsprogramvare.

Undersøk tillegg. Noen regnskapsprogrammer tilbyr tillegg for å utvide funksjonaliteten. For eksempel kan det hende at du kan legge til programmer for å integrere programvaren med nettstedet ditt, godta kredittkortbetalinger eller spore utgifter, hvis programvaren ikke allerede inkluderer disse funksjonene. Følg imidlertid med kostnadene - tilleggskostnader kan øke raskt. Det kan være bedre økonomisk fornuftig å betale mer på forhånd for programvare med alt du trenger innebygd.

Kontakt din regnskapsfører. Snakk med pengesjefen din for å sikre at programvaren du velger genererer de typer økonomiske rapporter han eller hun trenger. Forsikre deg også om at den integreres med programvaren han eller hun bruker, slik at du kan dele informasjon elektronisk og påskynde skatteforberedelsene.

Konsulter banken din. Hvis du velger programvare som integreres med bankens programvare, kan du importere banktransaksjoner automatisk, noe som sparer deg for mye tid.

Få meninger. Les anmeldelser om programvaren du vurderer - både objektive anmeldelser og brukeranmeldelser. Snakk med andre bedriftseiere for å se hva de anbefaler.

Tenk fremover. Det som fungerer for bedriften din i dag, fungerer kanskje ikke for det i morgen. Husk virksomhetens vekstplaner og velg programvare som er fleksibel nok til at du ikke trenger å erstatte den hvis kundebasen, produktlinjen eller personalet utvider seg i fremtiden.

Sett hodet (og dataene) i skyen. Alle løsningene som er nevnt er skybaserte. I stedet for å kjøpe en programvarepakke du laster ned og installerer på datamaskinene dine, vert programvaren online; du abonnerer på det ved å betale en månedlig avgift. Det er mange fordeler med skyregnskapsprogramvare, inkludert:

•

• Oppdateringer skjer automatisk i bakgrunnen, så programvaren din er alltid aktuell, og du trenger ikke å bekymre deg for å installere sikkerhetsoppdateringer.

• Så lenge du har en Internett-tilkobling, kan du få tilgang til dataene dine uansett hvor du bruker en nettleser eller leverandøren av regnskapsprogramvare.

• Cloud-regnskapsprogramvare gir vanligvis større sikkerhet enn å ha dataene lagret i ditt eget nettverk.

• Cloud-programvare kan integreres med bankens programvare, slik at banktransaksjonene dine automatisk legges inn i regnskapssystemet ditt.

Finn ut om støtte. Hva slags kundeservice tilbys? Kan du få hjelp på e-post, chat eller telefon? Hvordan blir du belastet for support, og er noen gratis support tilgjengelig? For eksempel kan du få gratis støtte i en begrenset periode mens du lærer å bruke programvaren, eller har tilgang til gratis brukerfora eller hjelpesentre der du kan få råd fra andre brukere.

Vurder mobilitet. Hvilke typer regnskapsfunksjoner trenger du når du er på farten? Hvis du bruker mye tid ute på kontoret og trenger å generere fakturaer, opprette estimater eller spore utgifter mens du er på farten, vil en god mobilapp være viktig for deg.

Prøv det. De fleste online programvarepakker tilbyr en gratis prøveperiode, slik at du kan se om produktet passer for deg før du forplikter deg til det. Brukervennlighet teller - det beste produktet i verden er ikke riktig for deg hvis du har problemer med å forstå det eller bare ikke liker grensesnittet.

Her er en nærmere titt på de mest populære online regnskapsverktøyene for eiere av små bedrifter. Velg riktig regnskapsprogramvare for deg, så finner du raskt ut at du bruker mindre tid på å legge inn tall … og mer tid på å vokse virksomheten din.

Regnskapsverktøy

QuickBooks online
QuickBooks er det store navnet i småbedriftsregnskap av god grunn - det har all funksjonaliteten som regnskapsfører eller egen bokholder noen gang kunne ønske seg, men de essensielle funksjonene er enkle nok til at småbedriftseiere kan håndtere seg selv. I tillegg kan de mange tilleggene skape enda større funksjonalitet.

Xero
Xero er et up-and-comer som konkurrerer med de mer forankrede QuickBooks. Det er en fullstendig regnskapsløsning som kan håndtere komplekse regnskapsoppgaver som avskrivninger på anleggsmidler. Den integreres også med mange tilleggsprogrammer for å gi kundeforholdsbehandling, varelager, timelister og mer.

Sage One
Sage Ons styrke, er designet for enmannsbedrifter, små oppstart og frilansere, er måten den integrerer prosjektledelse med regnskap. Hvis du har mange ansatte eller lagerbeholdning, er Sage One ikke noe for deg - men hvis du jobber med entreprenører, frilansere eller virtuelle team, kan det være akkurat det du trenger.

Freshbooks
FreshBooks, som opprinnelig ble lansert som et fakturerings- og utgiftssporingsverktøy, har lagt til flere regnskapsfunksjoner og tilbyr en rekke tillegg som kan utvide funksjonaliteten. FreshBooks 'sterke drakt er enkelhet, mobilitet og (live) kundestøtte. Hvis du er en enmannsvirksomhet eller frilanser som ikke liker bokføring, kan dette være din ideelle løsning.

Freeagent
Med fokus på enkelhet og samarbeid er FreeAgent en god løsning for enmannsbedrifter, partnerskap eller frilansere som jobber tett med andre. FreeAgent støtter ubegrensede brukere, klienter og kontoer; kan du gi brukere forskjellige tilgangsnivåer. Du får en gratis 20-minutters telefonsamtale i løpet av introduksjonsperioden; etter det, få støtte via e-post og et online hjelpesenter.

Kashoo
Kashoo vil holde både deg og din regnskapsfører lykkelige. Denne fullstendige regnskapspakken følger godkjente regnskapsprinsipper (GAAP), men det er også enkelt for ikke-regnskapsførere å lære. Den sporer imidlertid ikke inventar eller prosjekter, og selv om den tilbyr en prisbelønnet iPad-app, har den ikke en smarttelefonapp.

Mobil betalingsverktøy

Tilbyr du tjenester til kunder i hjemmet, eller går du til kontoret deres og må fakturere dem senere? Selger du produkter på arrangementer og må avvise kunder som ikke har kontanter? Få betalt med en gang - uansett hvor du er - med mobile betalingsalternativer.

Torget
Denne tjenesten godtar kreditt- og debetkort og belaster 2, 75 prosent per transaksjon.

Intuit GoPayment
Dette godtar kreditt- og debetkort. Betal 2, 75 prosent per transaksjon, eller betal en månedlig avgift for lavere transaksjonsrater.

PayPal her
Spar uansett litt med 2, 7 prosent per transaksjonsgebyr. PayPal Her aksepterer kreditt- og debetkort samt sjekker og PayPal-betalinger.

Faktureringsverktøy

Det er klart, de fullverdige regnskapsprogrammene tilbyr faktureringsløsninger, men for de gangene du vil ha noe raskt og enkelt, sjekk ut disse verktøyene.

Faktura-o-matikk og faktura.to.me
Disse tjenestene er gratis, og du trenger ikke en gang å registrere deg. Bare skriv inn informasjonen din i malen for å lage en PDF du kan skrive ut eller e-post.

Fakturamaskinen
Her finner du et enkelt grensesnitt og alternativer som beregning av avgifter og oppretting av estimater. Gratis for en bruker og opptil tre fakturaer og estimater per måned; betalte planer tilgjengelig.

Zoho-faktura
Velg mellom flere maler, spore fakturaer og betalinger, eller godta online betalinger. Og det er denne superkule funksjonen: Zoho Invoice kan faktisk sende papirfakturaer for deg. Gratis for en bruker og opptil fem kunder; betalte planer tilgjengelig.