7 måter å ødelegge møtet ditt

Møter har virkelig et dårlig image. Det er ikke overraskende siden de ofte er for lange, det er ingen klar plan, for mange blir invitert og de dominerer arbeidsplanene våre. "For mange møter" var tidenes bortkastelse på kontoret, sitert av 47% av 3 164 arbeidere i en fersk Salary.com-studie. Forskning viser at de fleste forretningsfolk tilbringer tilsvarer en dag per uke i møter og administrerende direktører bruker opptil 60% av tiden sin i møter. På mine reiser tror jeg dette er undervurdert.

Er det ikke meningen at møter skal være en meningsfull samtale mellom noen få mennesker for å få gjort noe, ta en beslutning eller lage en ny idé? Samtaler om teaming, samarbeid og idédugnad gir alle entusiasme, men når du snakker om “møtet” der denne glansen skjer, endres historien. Kanskje trenger møter litt hjelp til omlegging. Eller kanskje har de menneskene som leder og deltar i møtene skylden.

Jeg har nylig bidratt til en Wall Street Journal- artikkel som identifiserte møtedrapere, for eksempel naysayer, dominator eller rambler. Disse figurene må definitivt regnes med, men vi kan likevel være vår egen verste fiende.

Hvis du bruker noen av disse teknikkene, er du sannsynligvis vertskap for dårlige møter:

1. Ikke sikker på at møtet er nødvendig, men du har det uansett. Det forhåndsprogrammerte møtet er den verste synderen. Noen satte det opp som et månedlig møte i fjor, og der er det i kalenderen din. Du har ingen åpenbar beslutning eller handling å ta, men det kan se ille ut å avbryte slik at du soldater videre.

2. Ha et møte når en kort samtale mellom to personer er nok. Ikke alle spørsmål krever en gruppediskusjon eller beslutning. Hvis Allison og Rob kan snakke i 15 minutter og ta en beslutning, så ta det til å skje og fortell dem at du vil være den første til å vite det.

3. Inviter alle som er eksternt involvert. Mange møter blir senket av "la oss inkludere John - han har vært involvert i dette" eller "Karen kan være i stand til å legge til noe." Når invitasjonslisten blir lengre, blir sannsynligheten for åpenhjertig, åpen diskusjon mindre. Spør beslutningstakerne og bare de som trenger å være der. Gi de ubudne tidens gave.

4. Har ingen agenda. Dette er en flott måte å lage en 'gratis for alle', da alle skvetter seg til sine egne personlige agendaer. Tenk på det på forhånd, ikke mens du går inn eller ringer nummeret. Kjenn trinnene for å komme til utfallet og fortell alle hva de er. Da er det mye enklere når du forteller gruppen at 'selv om det er et fascinerende tema, vil det måtte vente på en annen dag.'

5. Har ingen ansvar for å tilrettelegge for møtet. Dette kan være deg eller be noen om å spille denne rollen. Selv om du kjenner til de tre temaene som skal dekkes, hvis ingen holder gruppen på sporet og klarer klokka, er sjansene for at du bare dekker en av tre skyrockets. Og denne anerkjente tilretteleggeren sørger for at de avtalte handlingene og eierne blir bekreftet på slutten.

6. Bruk de første 15 minuttene dine til å ta imot de avdøde ankomne. Dette er den sanne tidsløsheten med å vente og vente til flere kommer eller kommer på samtalen. "Vi vil bare vente noen minutter til folk kommer." Eller hver gang en ny person blir med (sent) på nytt for å spille om hva menneskene som kom dit i tide allerede har hørt. Uansett årsak til at noen kommer sent, ikke la forsinkelsen flytte fra problemet til gruppens problem. Også, dette trener alle til å ankomme sent fordi du kan være det.

7. Se den andre veien på multitasking. Hvis alle i møtet ditt har bærbare datamaskiner åpne annet arbeid mens de halvparten lytter til diskusjonen, har du et problem. De ser ikke møtet som kritisk, de respekterer ikke deg og / eller gruppen vil se temaene flere ganger for å imøtekomme dem som får hvert tredje ord. Hvis du er personlig eller på telefonkonferanse, kan du be om litt oppmerksomhet for et mer effektivt - og raskere - møte hvis alle holder seg i spillet.

Du vet at du vil ha nok utfordringer med personlighetene som er til stede, endre forretningsprioriteringer og konflikter med andre arrangementer, så gjør din del. Du kan også lære å gjennomføre et flott møte - men vennligst gjør det raskt.