7 måter å frigjøre ytterligere 25 timer i uken

Her er noe jeg ber alle CEO-klientene mine gjøre:

1. Velg den travleste dagen i uken. ( For de fleste som er mandag. )
2. Skriv ned alt du gjør den dagen - for øyeblikket - på et enkelt papirark. ( Hvis du brukte tre minutter på å spise en muffins og 17 minutter på å se på en due utenfor, skriv den ned. )
3. Send meg en kopi av det minutt-for-minutt-oppdelingen, og la oss snakke.

Jeg har jobbet med hundrevis av administrerende direktører fra hele verden, og vet du hva de alle har til felles når de fullfører denne øvelsen? På de travleste dagene på kontoret bruker de så mye som 50 prosent av dagen på e-post!

Jeg ble sjokkert da jeg først la merke til dette mønsteret. Vi snakker om dyktige, veltrente ledere som bruker mesteparten av tiden sin på å sende e-post ( et lavt nivå ferdigheter ) på de dagene deres unike evner er mest behov.

Snakk om ineffektivt.

Selv om det er en overraskende trend, trodde jeg ikke at det var en epidemi før jeg leste en fersk undersøkelse publisert av Reuters som sa at gjennomsnittsarbeideren bruker så mye som 6, 3 timer per dag på e-post .

Dette er et alvorlig problem.

For mange mennesker jobber lenger og lengre timer, og får det til " Det som trengs for å være vellykket, " og skjønner ikke at de bruker så mye som 6, 3 timer per dag på en oppgave som ikke burde ta mer enn en time.

Det er minst 25 timer i uken du kunne ha tilbake i livet ditt ( å tilbringe med familien, forfølge en hobby, uansett ) hvis du bare kunne få tilgang til e-postvanene dine.

Den gode nyheten er at du kan.

Her er syv enkle tidsbesparende hacks du kan bruke akkurat nå for å kutte e-posttiden til halvparten av denne tiden i morgen:

Tidsbesparende hack nr. 1: Ikke flere lange e-postkjeder.

Når e-postkjeden din når mer enn fem svar frem og tilbake, er det på tide å hente telefonen.

Jada, det kan være lettere å skrive inn et raskt svar, men det du glemmer å redegjøre for er den tiden som er bortkastet og venter på at den andre parten skal svare. Å vente på svar utløser en prosess i hjernen vår som kalles en åpen sløyfe . Vi vil vite svaret på henvendelsen vår, slik at vi kan lukke loopen .

Men siden svaret tar så lang tid, så ender vi opp et annet sted. Facebook. Twitter. YouTube. Hvor enn. Hjernen vår krever avslutningen; Internett later til å gi det.

20 minutter senere, og vi venter fortsatt, uten at noe er oppnådd.

I stedet tar du opp telefonen, tar en rask prat, lukker løkken og fortsetter.

Tidsbesparende hack nr. 2: E-post i treg tid.

Her er trikset: Ikke send e-post når du vet at folk kommer til å sende deg e-post med en gang tilbake. Send i stedet e-posten din i løpet av en tid som du vet at du ikke vil bli fristet til å vente på svar.

Hvis du trenger et øyeblikkelig svar, kan du se ovennevnte tidsbesparende hack.

Tidsbesparende hack nr. 3: Faktisk e-post når du "e-post."

Det er ikke slik at e-postmeldingen er ineffektiv; det er vår ineffektive og sløsende bruk av den. Send e-post når du er i e-postmeldingen.

Ikke se YouTube-videoer i en egen nettleser når du skriver et e-post svar. Ikke chat på Skype mens du sender en fil. Send e-post.

Kom inn, gjør det du trenger å gjøre, gå ut og gå videre.

Tidsbesparende hack nr. 4: Bruk hermetiske svar.

Hvis du sender den samme e-posten mer enn en gang i løpet av en uke, bør du bruke forhåndsskrevne hermetikk-svar.

Er du ikke sikker på at hermetiske svar vil fungere i din situasjon? Prøv det i 30 dager. Du vil bli overrasket over resultatene.

Tidsbesparende hack nr. 5: 2-minutters regel.

Ta deg tid til å skrive e-post i tre dager. Du blir overrasket over to ting:

1. To minutter er faktisk lang tid.
2. Du skriver altfor mange e-poster lenger enn to minutter.

Hva gjør du hvis e-posten din tar lenger enn to minutter? Du gjettet det. Ta opp den telefonen.

Tidsbesparende hack nr. 6: Bruk e-post med automatisk respons for å fortelle folk at du er opptatt.

For de fleste er den største distraksjonen med e-post ikke det du sender, men som fortsetter å fylle inn innboksen din med forespørsler.

Den raskeste måten å begrense disse tidtakerne er å sette opp en e-post med automatisk svar som sier noe slik:

Du vil oppdage at de fleste som får en e-post som denne fra deg raskt vil lære å respektere tiden din, og å tilby dem kontaktalternativer betyr at de fremdeles får det de vil og du får mer tidsfrihet på grunn av det.

Tidsbesparende hack nr. 7: Få en virtuell assistent.

For mange mennesker lider av "angst i innboksen", som tvinger dem til å sjekke, sjekke på nytt og deretter sjekke igjen for å se hvilken tilstand innboksen er i.

Løsningen er å ansette noen andre for å bekymre deg for det, slik at du kan kupévise og redusere tiden du bruker unødvendig kontroll.

Analysering av e-post er et av de mest populære stillingsoppslagene på nettsteder som Upwork, og det er god grunn til det. Å ansette noen for bare noen få dollar i timen for å sortere, organisere og til og med planlegge e-postmeldinger til deg, gir deg tryggheten du trenger for å være produktiv.

Pro tip: Tren assistenten din til å gjenkjenne og svare på e-postmeldinger på lavt nivå, og ikke frigjøre enda mer av tiden din.

Disse strategiene er enkle, men de fungerer. Til å begynne med sliter du kanskje med å holde deg konsekvent, men ikke gi opp.

Bygg vanene. Spar tid. Gi deg selv ekstra 25 timer i uken.