7 Enkle måter å maksimere arbeidsområdet og produktiviteten på

"Å være opptatt betyr å gjøre ting, men å være produktiv betyr å gjøre ting gjort." Klokere ord har kanskje aldri blitt talt, til tross for den anonyme opprinnelsen til det inspirerende sitatet. Som leder tror jeg det mer enn noen gang - selv om jeg ikke helt forsto det tidlig i karrieren. Faktisk brukte jeg år på å prøve forskjellige strategier for å maksimere produktiviteten min. Og jeg fortsetter å lære mer; det har vært et livslangt eksperiment.

5 strategier for din mest produktive arbeidsdag

Jeg har sett høyt og lavt etter svar, men en nøkkelløsning var bokstavelig talt rett foran meg: Skrivebordet mitt var et rot. Det betyr noe fordi ikke bare mister du tid på å sortere gjennom rotet, men et uorganisert rom skaper negativ energi. Jada, jeg fikk ting gjort, og jeg fortsatte å lære og vokse i karrieren min, men det var ikke før jeg var i 40-årene at jeg endelig fant ut hva som fungerer med hensyn til å maksimere arbeidsområdet mitt.

Nå som jeg har implementert formelen fullt ut, er jeg mye lykkeligere og uendelig mer produktiv. Skrivebordet mitt er nå min oase. Å adoptere disse syv vanene gjorde hele forskjellen:

1. Rydd opp i plassen din.

Forenkling betyr ofte å rydde opp. Noen mennesker er naturlig nok mer ryddig, men forskning gjør det klart at et ryddig, forenklet arbeidsområde fremmer produktivitet for alle. Det påvirker også forholdet ditt til medarbeidere, siden mange antar at medarbeidere med uoversiktlige eller skitne arbeidsområder er late eller uorganiserte.

Tenk på førsteinntrykk du har hatt. Når du går inn i en ren restaurant, hotell, toalett eller butikk, merker du det. Og bevisst eller ikke, tror du at virksomheten bryr seg om detaljene og setter sin ære i arbeidet. Jeg har alltid følt at det tar noen minutter å sørge for at arbeidsområdet ditt er ryddig og ryddig, slik at du kan fokusere på de større tingene og få deg til å se mer kompetent ut i prosessen.

2. Lag riktig energi.

Arbeidsområdet ditt gjenspeiler hvem du er, så gjør det innbydende, beroligende og fokusert. Formelen er flytende, men hvis du inkluderer et par personlige detaljer - et bilde eller to, en liten potteplante, en Rubiks kube - med mye åpent skrivebord, vil det gjøre underverker for ditt mentale fokus. Kvalitetsbelysning som ikke er for skinnende og ikke for svak er også viktig for optimal produktivitet.

Jeg foretrekker minimalisme når jeg organiserer arbeidsområdet mitt - uten distraksjon. Og jeg tror positiv energi gjør deg mer produktiv. Det er vanskelig å beskrive, men du vet det når du føler det; det er definitivt ikke det samme for alle. Men det er viktig at du omgir deg med brikkene, møblene og menneskene som skaper positiv energi for deg . For meg betyr det nøytrale farger, flott belysning, planter, tilgang til naturlig lys og (selvfølgelig) fantastiske medarbeidere.

Dette er hvordan skrivebordet ditt skal se ut basert på din personlighetstype

3. Slå av varslene.

Du ser på at noen holder en presentasjon, og varsler dukker opp på skjermen deres. De oppfører seg som om det ikke er en distraksjon, men de må pause og lukke varselet før de går videre. Vi har alle sett det; det skjer hele tiden. Sjansen er at det også skjer på skrivebordet ditt.

Noe av det beste jeg har gjort for produktiviteten min, var å slå av varslene mine. Absolutt ingenting dukker opp på dataskjermen min, og ingen surrer gjennom på telefonen min bortsett fra familien min. Tanken om at det å være konstant tilgjengelig gjør deg til en bedre arbeider, er en myte. Slå av varslene, opprett tidsblokker for å sjekke meldinger og se på produktiviteten din.

4. Skjær ned på papir.

Rota på skrivebordet ditt og på arbeidsområdet ditt bremser deg, distraherer deg og øker stresset. Du trenger sannsynligvis ikke de fleste tingene på skrivebordet ditt, og eventuelle papirer du måtte ha senere kan arkiveres. Generelt sett er det imidlertid langt mer effektivt å søke gjennom elektronisk lagrede dokumenter enn å grave gjennom hauger med papirarbeid.

5. Lag en bunke.

Jeg innrømmer det - jeg er en stabler. Så tydelig som jeg holder arbeidsområdet mitt, har jeg alltid en eneste papirbunke på det ene hjørnet av skrivebordet mitt, klart for oppmerksomheten. Jeg lager stabelen min hele dagen og tømmer den før slutten av dagen eller første om morgenen. Jeg dekker også bunken min slik at jeg ikke blir distrahert av hva som er på toppen. På denne måten vet jeg hva som trenger min umiddelbare oppmerksomhet og kan være fokusert på mer betimelige oppgaver.

6. Oppbevar en notisbok.

Det kan virke arkaisk, men forskning har vist at å skrive notater for hånd skaper bedre oppbevaring. Hvis du skriver ned en liste eller agenda hver dag, kan du sortere og prioritere aktiviteter i hodet, slik at du kommer inn i dagen din med mer klarhet og fokus. Jeg holder alltid en notisbok åpen på skrivebordet mitt, ved siden av papirbunken min, og tar den med til alle møtene mine.

Ideen ble validert da jeg leste at Sir Richard Branson har mange års bærbare datamaskiner fylt med utallige ideer og tanker. Jeg har prøvd mange notisbøker gjennom årene. For meg er det blanke hvite sider uten streker. Dette enkle, rene oppsettet lar meg tegne en idé, skrive noen ord, lage en liste osv. Det er fritt flytende, som fungerer for meg.

Hvordan journalføring for hånd forandret livet mitt

7. Planlegg tid for folk.

Hver jobb krever ansiktstid med kolleger og leverandører. Enten det er å sjekke ansatte du fører tilsyn med, svare på kundemails eller lytte til samtaler om produktet ditt, tar folk tid. Jeg pleide å overse dette, tilbake da jeg planla oppgaver for å fylle hvert minutt av arbeidsdagen min.

Nå prøver jeg å spare omtrent 30 prosent av tiden min på kontoret for folkerelaterte oppgaver. Når jeg vet at jeg har satt av tiden, kan jeg være sammen med dem. Jeg skal ikke gjøre noe annet med de minuttene - og å vite at det gjør en stor forskjell.

På skolen ble det undervist som MBWA: ledelse ved å gå rundt. Som barn som jobbet i frisørsalongen til mamma, så den på at hun tok seg av hennes personlige klienter, men så også på hennes mentor-kosmetologer og snakket med sine klienter. Som servitør på college, observerte den alle bevegelige deler. Her på VARIDESK lar det meg fly på 30 000 fot mens jeg også opplever hva som skjer med teamet mitt på slagmarken til virksomheten.