3

Jeg ble intervjuet denne uken av en journalist som søkte innspill til hvordan jeg skulle planlegge og holde mer vellykkede møter. Det er et veldig viktig emne, så jeg deler disse poengene med deg … Jeg tror det ville være en skremmende statistikk å vite hvor mye produktiv livskraft som blir knust i uproduktive, rorløse, bølgende, ineffektive, sprengende, hjernerøvende møter. Likevel kan velorganiserte samlinger med forberedte og fullt engasjerte sinn være den mest produktive aktiviteten på arbeidsdagen din.

Slik har du mer seirende møter:

I. Før-spillet plan

Formål: Ikke kall et møte før du har identifisert og skrevet et klart formål, definerte mål og de konkrete resultatene du søker med dette møtet. Dette vil avdekke mangelen på nødvendighet for de fleste møter.

Regler for engasjement: Ingen sprekker (bær) hoder … Fullstendig fokus og engasjement. BlackBerries av, telefoner av og bærbare datamaskiner stengt - ingen unntak. Hvis du møtte presidenten (OK, si Oprah), ville du slå av telefonen, ikke sant? Gi alle den samme respekten. Planlegg pauser slik at folk kan fikle med lekene sine, men frimodig håndheve en full engasjementspolitikk.

Invitasjonslisten: Bare inviter de integrerte til diskusjonen. Alle andre kan få en 10-minutters sammendragsoppdatering. Ikke dra uskyldige tilskuere gjennom disse slagspydene. Bare viktige bidragsytere til dialogen trenger å lide under hele moroa.

Planlegg gjesteopptredener: Hvis noen ikke trengs før 30 minutter inn i møtet, må du få dem til å komme inn da og avreise umiddelbart når bidraget deres er over.

Agenda: Sirkulere et utkast til agenda og få tilbakemeldinger, forslag og innspill fra deltakerne på forhånd. Dette vil avgrense dagsorden og skaffe seg buy-in.

Be om prep: Distribuer referansemateriell som bør gjennomgås eller studeres før møtet. Møtet kan nå fokusere på diskusjonen og beslutningene, ikke bakgrunnen for informasjon.

II. Spillet på!

Pep talk: Begynn med å minne en gruppe om hovedformålet og avslutte mål.

Dommer: Har noen tildelt tidenes politimester og dommer. La dem gi 2-minutters advarsel når du nærmer deg avslutningen av et avsnitt på dagsordenen og kunngjør hard stopp (samt de planlagte "kommersielle pausene"). Hvis noen begynner å "frynse" eller ta samtalen nedover et kaninhull, la dem kaste det gule kortet, foreslå at samtalen går “offline” (utenfor møtet) eller få informasjonen skrevet opp og sendt tilbake til gruppen.

Slåss! Slåss! Slåss! (Men rettferdig): Oppmuntre til debatt, tvist og uenighet. Hvis alle er enige i alt, trenger du ikke et møte. Kjempe, men kjempe rettferdig. Angrip ideer, ikke mennesker; kjempe med begreper, ikke karakteren til personen med det motsatte synet. Ingen unødvendige ujevnheter eller usportslig oppførsel, ellers blir du kastet fra spillet.

III. Oppsamling etter spillet

WWW: Hva er handlingen etter møtet og resultatene? Vi kaller det WWW - Hvem, hva, når? Hver handling må bare være 100 prosent ansvarlig av en person med en spesifikk leveringsdato. Sirkulere viktige punkter og WWW til alle deltagere. Tildel noen til å følge opp alles WWW-er.

Konsistens: Hvis du begynner å øve slurvete spill, vil du begynne å tape i produktivitetsspillet. Fortsett denne hensynsløse oppførselen, og det kan til og med koste deg viktige spillere - død ved møter.