11 triks for å faktisk få ting gjort på din

Oppgavelister kan være din beste venn eller din verste fiende. Du vet, den rene tilfredsheten som kommer fra å gå gjennom gjøremål, den følelsen du får på slutten av dagen når du har sjekket alt fra listen. Det, pluss produktivitetens skyrockets når du bruker dem effektivt. Men en dårlig administrert og urealistisk oppgaveliste kan derimot gi deg følelsen av overveldelse og klar til å gi opp.

Vi ba medlemmene av Young Entrepreneur Council om å dele sine best bevarte hemmeligheter for å håndtere oppgavelister. Ta disse, legg til din egen beste praksis og utvikle en effektiv plan som fungerer for deg.

1. Finn en ansvarspartner.

Noen ganger kan et element på oppgavelisten skyves tilbake fordi noe viktigere dukket opp. Men for ofte ønsker vi å rettferdiggjøre et øyeblikk av utsettelse ved å kalle det "prioritering." Det er en stor forskjell mellom disse to begrepene. For å holde deg i rute foreslår jeg at du finner en ansvarspartner (eller to) som kan holde deg i å oppnå målene du har satt deg.

2. Identifiser tre hovedprioriteringer hver dag.

Når du har skrevet en lang oppgave-liste, markerer du de tre tingene du må oppnå for å være produktiv og prioritert fokusert den dagen. Ikke fall for spenningen med enkle gevinster.

3. Beregn tiden det tar å fullføre hver oppgave.

Hvis du har nedetid mellom møter, for eksempel, kan du enkelt slå av noen få ting på oppgavelisten din hvis du estimerer at de vil ta et par minutter å fullføre. Når du har lengre tilgjengelige blokkeringer av tid, kan du fokusere på tyngre oppgaver som kan ta mellom 30 minutter og flere timer å fullføre.

4. Lag en "ikke-gjør" -liste.

Problemet med oppgavelister? Ting blir bare i veien! Her er løsningen: Ved siden av oppgavelisten din, oppretter du en "ikke-gjør-liste". Dette er ting du ikke trenger å gjøre for å utføre oppgavene dine for dagen, for eksempel "Ikke åpne e-post før kl. 10", "Ikke spis en tung lunsj" og "Ikke svar på telefonsamtaler mens du fokuserer .”

5. Planlegg hvert handlingselement i kalenderen.

En oppgaveliste er bare så effektiv som handlingen du legger bak den, og den beste måten å få ting til er å planlegge dem i kalenderen din. Når du vet at noe må gjøres, sett av tid til å gjøre det. Hvis det er noe som kan gjøres raskt, gjør du det da. Hvis det tar mer tid enn du har akkurat nå, kan du planlegge den i kalenderen når du har tid.

6. Gjør det digitalt.

I dagens digitale tidsalder trenger du ikke å begrense oppgavelisten din til penn og papir. Oppgavestyringssystemer kan tillate deg å lage virtuelle oppgavelister med tidsfrister, prioriteringer, flere oppgaver og mye mer. De fleste av disse er enkle, intuitive og krever ikke en datamaskinekspert for å sette opp. Ikke begrens deg til steinalderen når det gjelder noe så viktig som produktiviteten din.

7. Gå gjennom listen din ved begynnelsen og slutten av dagen.

Planlegg tid på slutten av hver dag for å evaluere oppgavelisten. Hva ble oppnådd? Kryss av. Hva venter fortsatt? Hva er prioriteringen? Rull, organiser og prioriter listen. På begynnelsen av hver dag, se gjennom oppgavelisten du la ut, og planlegg ut dagen basert på oppgavelisten og prioriteringene.

8. Fokuser på en ting om gangen.

For ofte lager vi en oppgaveliste med enhver tanke som kommer inn i tankene våre, noe som fører til lange og detaljerte lister som kan være skremmende. Nøkkelen til en effektiv oppgaveliste er å prioritere listen og deretter fokusere på en enkel oppgave om gangen. Ikke overvelde deg selv ved å se på lengden på listen. Fokuser på den første oppgaven, og flytt deretter nedover listen ett trinn av gangen.

10. Bruk den til alt du gjør.

Bruk den samme listen for arbeid og lek. Når du kombinerer arbeid og personlige aktiviteter (og det inkluderer fritid), skaper du en vane å bruke listen. Enten du noterer oppgaver på papir eller bruker noen av de online oppgaveliste-appene, jo mer konsekvent du bruker en liste, desto mer effektiv blir den. Stor presentasjon på grunn? Dagligvarelister? Legetime? Alt må gjøres, så legg dem alle på samme liste.

11. Vær realistisk.

Det beste du kan gjøre er å gjøre oppgavene på oppgavelisten din realistiske. Så mye som du ønsker å fullføre alle de nåværende prosjektene dine, overbelaster de fleste listen og gjør det umulig å sjekke hvert element innen slutten av dagen. Juster forventningene dine slik at du kan føle deg bra med å krysse av de gjøremålene, slik at du føler deg mer dyktig og uthvilt.