1-On

Ekspertene på nært hold Louis Barajas er finansekspert og forretningsforfatter av Small Business, Big Life og overarbeidet, overveldet og underbetalt.

Jan Yager har forsket på tidsstyring og gjennomført workshops siden 1980-tallet. Hun er forfatter av tre bøker om tidsstyring, sist, Work Less, Do More: The 14-Day Productivity Makeover.

Peggy Duncan er en ekspert for personlig produktivitet, foredragsholder, konsulent og forfatter av The Time Management Jogger and Conquer Email Overload with Better Habits.

Q. Jeg jobber ofte samtidig med forskjellige prosjekter med forskjellige frister, og jeg har ansatte med egne prosjekter. Utfordringen min er å fokusere tilstrekkelig på hvert prosjekt, uten å forsømme noe, men likevel kunne skifte gir og svare på spørsmål fra ansatte. Kan du hjelpe?

Jan Yager: Jeg har observert at vellykkede individer, enten det er i forretningsverdenen eller i de kreative verdenene for skrift eller kunst, er i stand til å skifte frem og tilbake mellom prosjekter. Nå er dette annerledes enn multitasking, der tendensen er å prøve å gjøre flere prosjekter samtidig. Som jeg påpeker i min bok Arbeid mindre, gjør mer, i kapittelet om multitasking, hva du virkelig vil gjøre er det som har blitt kalt selektiv oppmerksomhet . De fleste av oss må sjonglere med ett, to, fem, 10 eller til og med 20 prosjekter over den tidsperioden det tar å fullføre prosjektene. Men - og dette er et veldig viktig "men" - den selektive oppmerksomhetsdelen er at når du jobber med et spesifikt prosjekt - når du har gått over fra prosjekt A til prosjekt B - er du helt fokusert på ett prosjekt. Unngå distraksjoner, og ikke gå frem og tilbake mellom to eller flere prosjekter. Vær fokusert og konsentrer deg om hva du jobber med til du er ferdig eller må skifte igjen uansett grunn (f.eks. En ny rettidig etterspørsel eller et stykke informasjon du har ventet på, etc.).

Louis Barrajas: Multitasking er vanskelig nok med egne prosjekter. Når du er ansvarlig for andres prosjekter, kompliserer det sakene vesentlig. Det er viktig å lage struktur og systemer . Typisk er problemet ikke mengden av prosjekter, men avbrudd fra alle mennesker med sine egne frister. Du må være forsiktig med å lage en prosjektkalender hvor du kan planlegge tid for hvert prosjekt. Jeg bruker Microsoft Outlook for å blokkere tid for å jobbe med prosjektene mine og planlegge avtaler med personalet mitt for å gjennomgå prosjektene deres. Jeg bruker også Microsoft Outlook-oppgavene for å tildele oppgaver til personalet mitt, slik at de kan holde meg oppdatert om fremdriften.

Peggy Duncan: Det er ikke så mye arbeid du gjør; det er hvorfor og hvordan du gjør det. Se på hvert prosjekt individuelt og sørg for at det er verdt alles tid. Finn ut hvordan du får det til med minst mulig tid og krefter. Med bedre prosesser vil det være lettere å trene dine ansatte tilstrekkelig, og dette resulterer i at de får færre spørsmål.

Du bør planlegge tid for å jobbe med hvert prosjekt og unngå å hoppe fra det ene til det neste. Du får mer gjort hvis du fokuserer på en ting om gangen, og enten fullfører det eller får det til et logisk stoppunkt. Ikke la multitasking fraråde deg tilfredsheten som følger av å fullføre noe.

Uten å innse det, har du kanskje fortsatt å jobbe som du alltid har, og aldri tenkt på at det kan være en bedre måte. Stopp lenge nok til å tenke på dette og jobbe med å effektivisere og dokumentere alt, steg for logisk trinn. Hvis du og dine ansatte begynner å jobbe slik, har du tilstrekkelig tid til å få alt gjort.

Spørsmål: Hvordan kan jeg være fokusert på virksomheten min når jeg driver en virksomhet utenfor hjemmet mitt?

Jan Yager: Hvis du ikke kan være fokusert på arbeid effektivt hjemme, vil du enten mislykkes i virksomheten din, bli tvunget til å få et kontor utenfor, eller familien din blir frustrert og forvirret. Så det første trinnet er å ha arbeid planlagt slik at alle vet om det er 9 til 5 eller 8 til 4 eller til og med 9 til 2. Du gjør ikke oppvasken eller tar personlige samtaler. Dette er arbeidstiden din, og alle vet, så de vil respektere tiden som er angitt arbeidstid.

Å jobbe hjemmefra har jo fordelene, og en av fordelene er fleksibilitet. Så ikke vær så stiv med timeplanen din at du ikke gjør unntak. For eksempel er det viktig å stimulere og ta pauser fra arbeidet ditt. Bygg pauser i arbeidstiden din selv når du er hjemmebasert arbeider. Stå opp fra datamaskinen og ta en tur eller kaste tøyet i vaskemaskinen hvis du vil gjøre det på pausen.

Husk at selv om du jobber på et kontor utenfor, er det distraksjoner og utfordringer du må takle. I stedet for familiemedlemmet som kanskje spør når det er tid for middag, kan det være den ansatte i gangen som er en "drop in" besøkende.