1-On

Ekspertene på nært hold
Louis Barajas er finansekspert og forretningsforfatter av Small Business, Big Life og overarbeidet, overveldet og underbetalt .

Jan Yager har forsket på tidsstyring og gjennomført workshops siden 1980-tallet. Hun er forfatter av tre bøker om tidsstyring, sist, Work Less, Do More: The 14-Day Productivity Makeover .

Peggy Duncan er en ekspert for personlig produktivitet, foredragsholder, konsulent og forfatter av The Time Management Memory Jogger and Conquer Email Overload .

Q. Jeg driver en virksomhet utenfor hjemmet mitt, og blir distrahert av hjemmeprosjekter og familie som kommer og går. Hvordan kan jeg beholde en laserlignende fokus i et hjemmeforretningsmiljø?

Louis Barajas : Du kommer til å trenge å skape et "hellig arbeidsområde" der familien lærer å respektere dine fysiske arbeidsgrenser. Mange bedriftseiere som jobber hjemmefra, er personlig ansvarlige for å bryte de usynlige grensene. Planlegg pauser for å se familien.

Peggy Duncan : På samme måte som du gjør for jobb, må du stoppe lenge nok til å få systemer på plass for å få alt gjort hjemme.

Vurdere avbrudd. Hvis du vurderer familieavbrudd, kan du gjøre enkle endringer for å redusere dem, for eksempel å senke en hylle i kjøleskapet for å gi et barn lettere tilgang.

Etabler grenser. Sett opp åpningstider akkurat som i et tradisjonelt miljø, og gjør det klart hva som utgjør et verdig avbrudd, som at ovnen er i brann.

Bli organisert. Du bør gi opp jobben din med å drive den tapte og funnet avdelingen hjemme. Alle bør organisere seg slik at de kan finne det de trenger uten deg.

Lag rutiner. For å gjøre planleggingsarbeid lettere, vil det hjelpe hvis du etablerer rutiner. Kok for eksempel til uken tidlig hver lørdag morgen.

Spørsmål: Er det en måte å gjøre dem mer effektive når du skriver for å gjøre lister?

Jan Yager : Viktige måter å gjøre oppgavelister mer effektive er:

Bestill listen etter prioriteringer.

Prøv å estimere hvor LANGT noe vil ta.

Forsøk å lage oppgavelisten din ikke bare de store tingene - skriv en bok, men del den ned i trinn - skriv kapittel 1 eller gjør intervjuene til kapittel 1.

Forsikre deg om at du alltid flytter et element som ikke er fullført fra den gjeldende listen til neste liste.

Uansett hvilken type liste som fungerer for deg, er bra. Noen mennesker foretrekker en datamaskin eller en PDA, inkludert en BlackBerry eller til og med en telefon. Andre foretrekker papir. Noen lager daglige lister, og andre lager ukentlige, månedlige eller til og med årlige lister, inkludert målsetting og forretningsplaner.

Å skrive ned noe hjelper deg å konkretisere planene og målene dine. Lag en oppgaveliste på slutten av hver arbeidsdag for å hjelpe deg med å sone inn hva du vil gjøre først neste morgen.

Henvis til oppgavelisten din, og sjekk hva du har oppnådd og hva du fremdeles må gjøre. Ting blir ikke magisk gjort fordi du har skrevet dem ned på oppgavelisten.

Peggy Duncan : Det er viktig å bruke hjernen din til å tenke, men bruk eksterne signaler for å huske. En oppgaveliste fungerer ganske enkelt som en påminnelse om å få gjort noe. Det kan være en spiralnotisbok, Outlook-oppgave, notisblokk, kalenderpåminnelse, sjekkliste, alarm osv.

Her er noen eksempler:
Konferansesamtale kl. 13.00 I tillegg til en kalenderpåminnelse, må du stille en alarm på mobiltelefonen slik at støyen river deg bort fra arbeidet ditt. Et annet alternativ er en gratis nedlasting fra CinnamonSoftware.com, Talking Alarm Clock.

Mappe for din neste tur. Sett mappen på et logisk sted, og noter i kalenderen eller reiselisten at du trenger å ta den. Når du forbereder deg på turen (alltid dagen før), sjekk notatene dine og få mappen.

Prosjekter som trenger mer enn noen få timer. Flytt disse fra oppgavelisten og inn på kalenderen din med en månedlig, ukentlig eller daglig plan for å få dem til. Del prosjektet ditt i faser, og lag et sporingssystem som holder deg planlagt.

Feil på lørdag. Dette kan være så enkelt som et papirark i lommen. Sats ærendene dine slik at du kan håndtere dem basert på hva de er og hvor du trenger å dra.

Talemeldinger. Når du hører på telefonsvarer, bruker du en spiralnotisbok for å gjøre oppmerksom på den. Etter tilbakeleveringen, sjekk den av listen. Hvis du ikke fikk gjort det den dagen, kan du fremheve det. Husk at det er greit å bruke en kombinasjon av alle disse tipsene.

Spørsmål: Hva er de beste tipsene dine for å få mer gjort - hvilke vaner skal jeg prøve å ta i bruk?

Jan Yager : Å prioritere er nøkkelen. Hva må du oppnå eller ønsker å oppnå på lang sikt eller akkurat nå, og hvilke tiltak må du ta for å lykkes med disse målene? Forsøk å være så konkret som mulig.

Lær hvordan du delegerer oppgaver som enten er for kjedelige for deg eller som ikke bruker tiden din best. Men ikke deleger hva du gjør best og hva som er nøkkelen til suksessen. Delegere også oppgaver, ikke relasjoner.

Unngå å være arbeidsnarkoman. Husk at de fleste arbeidsnarkomane er dårlige tidsledere. De jobber kontinuerlig fordi de ikke kan starte og slutte å jobbe; så når de begynner, fortsetter de. Utbrenthet, en høyere rate av ulykker eller feil, og dårlige arbeids- eller personlige forhold er noen av negativene knyttet til arbeidsnarkomane. Workaholics må innse at balanse mellom arbeid og liv er det beste alternativet for vedvarende tidseffektivitet og et tilfredsstillende og givende liv. Det betyr ikke at det ikke er tider med sporadiske arbeidsklemmer på grunn av tidsfrister eller sesongmessige krav, men hvis døgnet rundt er døgnet rundt, kan forbedret tidsstyring, inkludert bedre tempo og planlegging, føre til større effektivitet og et sunnere deg og familielivet.

Louis Barajas : Alle bør planlegge arbeidsdagen sin ved å skrive ned den viktigste saken de trenger å gjøre før de forlater kontoret. Organiser arbeidsdagen din ved å bruke teknologiske løsninger og praktiske systemer for å få ting gjort. Uten en daglig arbeidsplan er det praktisk talt umulig å fokusere på å være effektiv og effektiv. Lag også en krets av støtte for å hjelpe deg med å delegere eller administrere tiden mer effektivt. Til slutt, spør deg selv følgende spørsmål daglig: Hvordan kan jeg skape mer verdi i livet mitt og for kunden min i dag?

Peggy Duncan : Noen få ting du bør vurdere å inkludere:

Ta ordet prøve ut av ordforrådet ditt. Du kommer til å endre og gjøre dette, eller ikke.

Vær mer oppmerksom på hvordan du bruker tiden din. Hold en logg i noen dager for å lage en visuell fremstilling av hvordan du bruker tiden din. Sammenlign deretter hvordan du bruker tiden din til dine verdier, mål og prioriteringer.

Bli mer egoistisk. Gjør det du trenger å gjøre for å holde det sammen ved å sette deg selv først.

Delegere så mye du kan. Når du har skapt ro og ryddet kaoset, delegerer du mer og fokuserer på kjernearbeidet ditt.

Slutt å utsette. Når du utsetter deg, har du ikke tid til å gjøre ditt beste arbeid, og du tar en sjanse for at ingenting vil gå galt (dvs. skriveren går tom for toner). Hvis det er det hastverket du liker, finn noe annet sunt som erstatter den gleden.

Slipp 9-1-1-mentaliteten. Hva ville skje hvis du ikke var tilgjengelig øyeblikkelig hver e-post, telefonsamtale, direktemelding eller banker på døren? Du ville overleve. Hold fokus på hva du gjør og hvem du er sammen med.

Bli i denne helgen. La minst en helg være helt gratis hver måned. Ikke gå ut av pyjamas og få gjort noen prosjekter hjemme.

Du må nærme deg livet som om du ikke har sekunder til overs. Når du begynner å jobbe smartere, vil du skape mer tid til å tenke. Og når du begynner å tenke, vil alle slags ville, gale ting begynne å skje.