1-On

David Allen er tidskonsulent og bestselgende forfatter. Han har utviklet produktivitets- og forbedringsprogrammer for mer enn en million fagpersoner i hundre organisasjoner, inkludert Fortune 500-selskaper, globale ikke-for-profit og amerikanske myndigheter.

Han driver et selskap med flere millioner dollar og har skrevet tre bøker, inkludert Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Produktivitetsprinsipper for å få ting gjort. David Allen diskuterer sin to-minutters regel for å få mer gjort med SUCCESS.

SUKSESS: Du snakker om at folk bruker små tidsvinduer for å bli mer dyktige. Fortell oss hvordan vi gjør dette effektivt.

David Allen: Mange mennesker utsette seg fordi de ikke vet hva den neste handlingen deres skal være. Når du faktisk bestemmer hva du skal gjøre videre, når du sier: 'Å vent litt, vet du, jeg kunne gjort det ganske raskt, ' det er da du gjør fremskritt. Det kan være å surfe på nettet for å få et stykke informasjon, eller det kan være å plukke opp telefonen og legge igjen en beskjed til søsteren din på telefonsvareren hennes … Mange ganger er det neste trinnet på noe som kan gjøres ganske raskt. Så den første tingen å gjøre er å sørge for at du har alt brutt ned til neste handlingsnivå. Hvis du får et tidsvindu, kan du se på alle handlingene og velge en som kan passe innenfor den slags tidsrammen. Sannheten er at mange ting tar mindre enn to minutter å gjøre.

SUKSESS: Fortell oss om din to-minutters regel.

David Allen: Jeg har en to-minutters regel som sier: Hvis du bestemmer at en handling kan utføres på to minutter, bør du faktisk gjøre det riktig da det vil ta lengre tid å organisere det og gjennomgå det enn det ville være for å faktisk fullfør den første gang du legger merke til den. Hvis du ikke unngår spørsmålet om hva som er neste trinn, kan mange ting på to minutter gjøres akkurat da. Det er mange ganger at du har et neste trinn som vil ta lengre tid, som å lage et stort nytt regneark. Du vil ikke gjøre det om to minutter. Det er lurt å beholde en hel masse små ting å gjøre når du får de rare små tidene, som å rydde opp i gamle e-postmeldinger eller rense noen av filene dine. Det er mange ting rundt meg å gjøre når jeg får et lite lite tidsvindu og når jeg ikke har mye energi. La oss si at jeg er ferdig med en stor telefonsamtale og at jeg ikke har en til en på syv minutter, det er sannsynlig at jeg bare vil rense søppelpost fra e-postene mine, eller at du vet å rense en fil, eller kanskje gå og skaffe en kopp kaffe.

SUKSESS: Denne to-minutters regelen du snakker om er en av tingene som jeg har lært av deg og bruker hver dag. Du vet, en e-post lander i innboksen din, og du tar en beslutning, er dette noe jeg kan få gjort om to minutter? Og hvis det er det, bare rydde det ut, gjør det, få det gjort, gå videre. Hvis det ikke er det, kan du arkivere det til småbiter når du skal fokusere på den slags aktiviteter. Er det riktig?

David Allen: Ja. Du vet, mange mennesker har funnet ut at det er en absolutt kraftig del av boken min, Å få ting gjort, og jeg tror det ikke bare er effektiviteten av å bli kvitt de to minutters tingene, det er heller ikke å måtte parkere den, se på det igjen og tenk på nytt på nytt. Få det ut. Være som Teflon. La den komme seg ut derfra. Jeg tror det trener folk til å ta utøvende beslutninger om nøyaktig hva de trenger å gjøre med ting når det kommer over det. Er dette noe jeg kan få gjort om to minutter? Det spørsmålet lurer deg faktisk til å ta en utøvende beslutning om hva som er det neste som må skje, og det er virkelig opplæringen folk trenger.